SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

SISTEM INFORMASI PENDUKUNG KEPUTUSAN (SPK)

A.     Pengertian Sistem Pendukung Keputusan

Sistem  Pendukung  Keputusan  merupakan  suatu  sistem  interaktif  yang mendukung keputusan dalam proses pengambilan keputusan melalui alternatif – alternatif yang diperoleh dari hasil pengolahan data, informasi dan rancangan model. Sistem Pendukung Keputusan (DecisionSupport Systems = DSS) adalah suatu sistem informasi yang menggunakan model-model keputusan, basis data, dan pemikiran manajer sendiri, proses modeling interaktif dengan komputer untuk mencapai pengambilan keputusan oleh manajer tertentu.

Menurut Keen dan Scoot Morton, sistem Pendukung Keputusan merupakan penggabungan sumber-sumber kecerdasan individu dengan kemampuan komponen untuk memperbaiki kualitas keputusan. Sistem Pendukung Keputusan juga merupakan sistem informasi berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang menangani masalah -masalah semi struktur. Menurut Alter, DSS merupakan system informasi intraktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan manipulasi data. Sistem digunakan untuk membantu mengambil keputusan dalam situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tidak seorangpun mengetahui secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat.

Dengan pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem pendukung keputusan bukan merupakan alat pengambilan keputusan, melainkan merupakan sistem yang membantu pengambil keputusan yang melengkapi mereka dengan informasi dari data yang telah diolah dengan relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan tentang suatu masalah dengan lebih cepat dan akurat. Sehingga sistem ini tidak dimaksudkan untuk menggantikan pengambilan keputusan dalam proses pembuatan keputusan.

B.     Nilai Guna dan Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan

       Pada dasarnya SPK ini merupakan pengembangan lebih lanjut dari sistem managemen Terkomputerisasi, yang dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat :

interaktif dengan pemakainya. Sifat interaktif ini dimaksudkan untuk mempermudah integrasi antar berbagai komponen dalam proses pengambilan keputusan, seperti prosedur, kebijakan, teknis analisis, serta pengalaman dan wawasan manajerial guna membentuk suatu kerangka keputusan yang bersifat fleksibel (Suryadi dan Ramdhani,1998)

Menurut Turban (2005), Tujuan dari DSS adalah sebagai berikut:

1.      Membantu dalam pengambilan keputusan atas masalah yang terstruktur

2.      memeberikan dukungan atas pertimbangan managerial dan bukannya dimaksudkan untuk menganti fungsi manager.

3.      Meningkatkan efektivitas keputusan yang diambil daripada perbaikan efisiensinya.

4.      Kecepatan komputasi

5.      Meningkatkan produktifitas

6.      Dukungan kualitas

7.      Berdaya saing

8.      Mengatasi keterbatasan koognitif dalam pemrosesan dan penyimpanan

Ciri-ciri SPK yang dirumuskan Kusrini (2007) adalah sebagai berikut:

1.      SPK ditujukan untuk membantu keputusan-keputusan yang kurang terstruktur

2.      SPK merupakan gabungan antara kumpulan modal kualitatif dan kumpulan data

3.      SPK bersifat luwes dan dapat menyesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi.

Beberapa karakteristik yang membedakan sistem pendukung keputusan dengan sistem informasi lain adalah sebagai berikut:

1).   Sistem   pendukung    keputusan   dirancang    untuk    mambantu pengambilan  keputusan  dalam  memecahkan  masalah  yang  bersifat semi terstruktur atau tidak terstruktur dengan menambahkan kebijaksaanaan manusia dan informasi komuterisasi

2). Proses pengolahanya, sistem pendukung keputusan mengkombinasikan model-model analisis dengan teknik pemasukan data konvensional

3). Sistem pendukung keputusan dapat digunakan atau dioperasikan dengan mudah oleh orang-orang yang tidak memiliki dasar kemampuan mengoperasikan computer tingkat tinggi. Pendekatan yang digunakan biasanya model interaktif.

4). Sistem pendukung keputusan biasanya digunakan untuk menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi sehingga mudah disesuaikan dengan berbagai perubah lingkungan yang terjadi dan kebutuhan pengguna.

Sistem pendukung keputusan bermanfaat atau keuntungan bagi pemakainya . keuntungan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

a.       Sistem pendukung keputusan memperluas kemampuan mengambil keputusan dalam memproses data/ informasi bagi pemakainya

b.      Sistem pendukung keputusan membantu pengambilan keputusan dalam hal penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur

c.       Sistem pendukung keputusan dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan

C.    Komponen Penyusun SPK

Suatu Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki tiga sub sistem utama yang menentukan kapabilitas teknis sistem pendukung keputusan, antara lain :

1.          Subsistem Manajemen Basis data

2.          Subsistem Manajemen Basis Model

3.          Subsistem Dialog

D.     Beberapa Keterbatasan Sistem Penujang Keputusan (SPK)

a.       Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan sebenarnya.

b.      SPK tidak memiliki kemampuan intuisi seperti yang dimiliki manusia. Sistem ini dirancang hanyalah untuk membantu pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya.

c.       Proses-proses yang dapat dilakukan SPK biasanya juga tergantung pada perangkat lunak yang digunakan.

d.      Kemampuan suatu SPK terbatas pada perbendaharaan pengetahuan yang dimilikinya (pengetahuan dasar serta model dasar).

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

(DECISION SUPPORT SYSTEM)

Definisi

Decision Support System dapat dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

A.     Tujuan

Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :

•       membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi  struktur

•       mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

•       meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada efisiensinya.

B.     Tahap-tahap

Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :

•       kegiatan intelijen,

•       kegiatan merancang,

•       kegiatan memilih dan menelaah.

Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.

Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbangan-pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah situasi keputusan ini terprogram atau tidak. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.

C.    Jenis-jenis DSS

Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:

1.    Mengambil elemen-elemen informasi.

2.    Menaganalisis seluruh file.

3.    Menyiapkan laporan dari berbagai file.

4.    Memperkirakan dari akibat keputusan.

5.    Mengusulkan keputusan.

6.    Membuat keputusan.

D.     Model

Model DSS terdiri dari:

1.    Model matematika.

2.    Database.

3.    Perangkat lunak.

Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet . Model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.

E.     Penerapan DSS Dalam Suatu Instansi

Mengapa DSS digunakan dalam suatu perusahaan?

•       Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil.

•       Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat.

•       Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi bisnis.

•       Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan.

F.      Dampak Pemanfaatan DSS

Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara lain :

•       Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan.

•       Problem yang kompleks dapat diselesaikan.

•       Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.

•       Dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi, pengambilan keputusan dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnya lebih baik.

•       Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman.

•       Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.

•       Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik.

•       Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer.

G.    Faktor Pendukung DSS

Pengambilan keputusan dipengaruhi oleh :

a.      Faktor teknologi

b.      Faktor kompleksitas struktural

c.      Faktor pasar internasional

d.      Faktor stabilitas politik

e.      Faktor konsumerisme

f.       Faktor intervensi pemerintah

g.      Faktor informasi yang berkaitan dengan masalah tersebut,

h.      Faktor gaya pengambilan keputusan dan

i.        Faktor kemampuan (intelegensi ,persepsi, dan falsafah) serta

j.        Pertimbangan pengambil keputusan. Pengambilan keputusan selalu berkaitan dengan ketidakpastian dari hasil keputusan yang diambil.

1.      Studi Penerapan DSS di Bengkel Manchining Center PT. IPTN (PT. DI)

Bengkel Manchining Center PT. IPTN menerima pemesanan dari Engineering Office. Pesanan yang datang berupa Jadwal Induk Produksi lengkap dengan struktur produk, routing sheet dan lead time tiap item produk. Manajer bengkel harus memutuskan dengan segera mampu atau tidak mampu melayani pesanan tersebut. Tanpa bantuan suatu sistem yang mampu menghitung kapasitas yang tersedia dari bengkel tersebut dan yang juga mampu menghitung dengan cepat kebutuhan kapasitas akan pesanan tersebut, keputusan dari manajer tidak dapat segera terwujud. Kalaupun manajer dapat segera memutuskan mampu, keputusan tersebut tentunya hanya berdasarkan pengalaman masa lalu dan keberanian semata dalam mengambil keputusan. Sehingga hasil akhirnya tidak seperti yang diharapkan.

Suatu sistem pendukung keputusan yang mampu membantu manajer menghadapi masalah tersebut diatas telah berhasil dirancang dalam tesis Antonius Sarwedi (Teknik Industri ITB, 1995) yang berjudul ‘RANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN UNTUK MENENTUKAN WAKTU PENYELESAIAN PRODUK DAN PENENTUAN HARGA POKOK BARANG’. Untuk dapat diterapkan di bengkel Machining Center PT. IPTN pada kondisi riil sistem tersebut perlu dimodifikasi karena pada sistem ini JIP yang digunakan adalah JIP feasibel.

Tugas akhir ini memparkan bahwa Sistem Pendukung Keputusan telah berhasil dimodifikasi dengan memperhitungkan penjadwalan ditingkat shop floor sehingga didapatkan JPI realistis. Akan tetapi ternyata sistem ini tidak dapat diterapkan di bengkel Machining Center PT. IPTN pada kondisi riilnya. Hal ini disebabkan karena di bengkel tersebut tidak tersedia data struktur produk, data routing sheet dan data kapasitas mesin tersedia.

2.      Penerapan DSS dalam Manajemen Akademik

Berbagai proses dalam manajemen akademik, proses pengambilan keputusan telah banyak bergantung pada DSS yang telah dikembangkan. Penerapan DSS diterapkan pada saat :

•       keputusan penerimaan mahasiswa baru,

•       evaluasi prestasi akademik,

•       yudisium, dan

•       penentuan mahasiswa berprestasi.

Berbagai basis data dikembangkan oleh fakultas dan unit kerja sesuai dengan aktivitas dan arah pengembangan masing-masing dengan penerapan koordinasi matriks kepada unit lain yang terkait. Pangkalan data utama meliputi sebagai berikut :

•       Basis data sumber daya manusia / ketenagaan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Ketenagaan (SINAGA), termasuk di antaranya basis data presensi/absensi pegawai (aplikasi Absensi sidik jari).

•       Basis data akademik yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), termasuk di antaranya basis data penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (aplikasi SIPEN dan aplikasi SIPEMAS).

•       Basis data aset / sarana-prasarana yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi SARANA-PRASARANA (SINAPRA).

•       Basis data kemitraan / kerjasama yang dikelola dalam aplikasi Sistem Informasi Kerjasama (SIKERSA).

•       Basis data keungan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan (SIAKEU).

Berikut ini ulasan Pengembangan Sistem Informasi Universitas Airlangga di Surabaya berbasis web menggunakan Decision Support System.

1.2 Pengembangan Sistem Informasi Universitas Airlangga

Pengembangan dan pemanfaatan sistem informasi merupakan salah satu program Universitas Airlangga (Unair) untuk menunjang pengembangan pendidikan dan pengelolaan universitas. Pengembangan pemanfaatan teknologi informasi (TI), yang juga disebut sebagai teknologi informasi dan komunikasi (information and communication technology = ICT) merupakan strategi dasar pengembangannya sehingga dapat menunjang sistem pendidikan dan pengelolaan universitas yang efisien dan efektif. Sedangkan langkah pencapaian tujuan pengembangan adalah dengan meningkatkan aksesibilitas sumberdaya dan aktivitas sivitas akademika dalam satu sistem informasi manajemen (SIM) yang terpadu dan modern sehingga dapat melakukan evaluasi diri, pemantauan, audit akademis maupun finansial, dan perencanaan secara komprehensif.

Infrastruktur sistem informasi Unair dikembangkan untuk menunjang decision support system dan menggunakan ICT pada semua unit kerja. ICT bermanfaat dalam meningkatkan mutu pendidikan dan pengendalian manajemen internal. Strategi implementasi pada unsur peningkatan kinerja organisasi adalah dengan meningkatkan dan mengembangkan manajemen sistem informasi .

Pengembangan SIM Unair diarahkan menjadi tiga jenjang, yaitu :

1)        Executive Information System: kebutuhan informasi strategis untuk pimpinan puncak;

2)        Decision Supporting System: kebutuhan informasi untuk manager menengah yang dipergunakan untuk implementasi perencanaan; dan

3)        Transaction Processing System: dipergunakan untuk manager operasi agar dapat melaksanakan fungsi tugasnya dan melakukan monitoring.

Dalam menunjang terciptanya jenjang sistem informasi tersebut, maka diperlukan beberapa prasyarat, yakni tersedianya:

•       Sistem komputer untuk mengembangkan paperless office, internet, intranet, pusat / gudang data (data centre / ware-house), PC network, remote site telecom, dan e-learning dengan berbagai variannya.

•     Staf dan karyawan yang mampu menguasai sistem komputer. Ini berguna bagi manajemen universitas dan fakultas dalam menyusun rencana kerja dan mengontrol pelaksanaan kegiatan yang ada di universitas dan fakultas.

Mengacu pada pencapaian sasaran strategis “teknologi komunikasi dan informasi yang handal”, maka ditentukan beberapa target strategis berikut.

•     Seluruh data dan informasi strategis telah terdapat dalam bentuk data digital.

•     Seluruh pegawai (staf administrasi dan staf pengajar) mampu dan memiliki akses terhadap data dan informasi pendukung tugas sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya.

•     Seluruh proses pembelajaran telah memanfaatkan layanan teknologi komunikasi dan informasi yang disediakan

•     Seluruh mahasiswa telah mampu memanfaatkan layanan teknologi komunikasi dan informasi pendukung pembelajaran yang disediakan.

•     Sistem pendukung pengambilan keputusan (Decision Support System) telah digunakan oleh seluruh tingkat manajerial sesuai dengan kebutuhan.

Pengembangan Sistem Informasi Universitas Airlangga dilakukan secara bertahap sesuai kinerja unit dan kebutuhan internal masing-masing Fakultas yang ada di Universitas Airlangga.

Secara garis besar, pengembangan sistem informasi Unair diarahkan sesuai dengan blue print pengembangan yang dituangkan dalam Proposal Projek IMHERE B.2.b Unair dengan tujuan sebagai berikut.

1.    To develop a realiable (valid, secure, and up to date) Airlangga University MIS in all aspect of data and information by higher management.

2.    To develop decision support system (DSS) for Airlangga University higher management which will be utilized by Board of Trustees, Academic Senate, Audit Board, and Rector in strategic decision making.

Tujuan tersebut akan dicapai melalui 3 kelompok aktivitas berikut.

1)   Improve each MIS and ICT managing unit in Airlangga University to accomplish their roles and responsibilities properly.

2)   Develop and implement integrated Airlangga University MIS applications that synergize with all potential resources.

3)   Develop Airlangga University network system which is reliable and efficient.

Projek IMHERE B.2.b berperan strategis sebagai akselerator pengembangan sistem informasi Unair. Untuk menunjang kegiatan administratif maupun akademik, Direktorat Sistem Informasi mengembangkan sistem informasi yang ada dikantor administrasi dan rektorat dan mengoordinasi pengembangan yang dilakukan oleh unit-unit kerja di lingkungan Unair.

Pengembangan tersebut antara lain :

1.   jaringan internet dan intranet Universitas Airlangga (AirNet)

2.   aplikasi untuk fakultas, unit kerja dan universitas dilingkungan Universitas Airlangga

3.   website untuk fakultas, unit kerja dan universitas dilingkungan Universitas Airlangga.

1.2 Pengelolaan Sistem Informasi Universitas Airlangga

1.2.1    Pengelola Sistem Informasi universitas Airlangga

Pengelolaan sistem informasi Universitas Airlangga berada di bawah tanggung jawab langsung Wakil Rektor III. Direktorat Sistem Informasi (DSI) mendukung tugas pokok dan fungsi Wakil Rektor III di bidang Sistem Informasi. Sedangkan dalam pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi Universitas Airlangga dilakukan oleh Direktorat Sistem Informasi. Pada tingkat fakultas pengelolaan dilakukan oleh Unit Sistem Informasi dengan penentu kebijakan operasionalnya adalah Wakil Dekan III.

Visi

Sebagai bagian dari Universitas Airlangga, Direktorat Sistem Informasi (DSI) berusaha menunjang terealisasinya visi institusional Unair untuk menjadi Perguruan Tinggi yang mandiri, inovatif, terkemuka, pelopor pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, humaniora, dan seni, berdasarkan moral agama, melalui ketersediaan sistem dan teknologi informasi yang handal dan terpercaya.

Misi

Memberi dukungan teknologi komunikasi dan informasi terhadap :

a.         Penyelenggaraan pendidikan akademik, vokasional dan profesi.

b.         Penyelenggaraan penelitian dasar, terapan dan penelitian kebijakan yang inovatif untuk menunjang pengembangan pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat.

c.         Dharmabakti keahlian dalam bidang ilmu, teknologi, humaniora dan seni kepada masyarakat.

d.         Upaya kemandirian dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi melalui pengembangan kelembagaan manajemen yang berorientasi pada mutu dan kemampuan bersaing secara internasional.

1.2.2    Sarana dan prasarana yang mencukupi

Sistem Informasi Unair dilengkapi dengan sejumlah piranti keras dan lunak untuk mendukung kegiatan operasional yang mencukupi untuk pelaksanan tugas pokok dan fungsi pengelolaan sistem informasi Unair pada umumnya. Piranti keras secara umum terdiri dari server, piranti jaringan, dan piranti pengguna (PC, printer, dan lain-lain). Piranti keras utama dikelola oleh Direktorat Sistem Informasi dan lainnya dikelola bersama dengan Unit Sistem Informasi fakultas/unit/lembaga, seperti:

•            backbone transmission menggunakan serat optis (fiber optic 12 cores, ring system) dengan secondary / backup WiFi bridging 54 Mbps sebagai Wide Area Network (WAN) antar kampus A-B-C

•            piranti aktif Layer-3 dan 2 manageable switch (Cisco catalist dan 3Com),

•            HP servers, IBM servers, dll

•      Cisco router (with firewall, intrussion detector, content filtering features), pada beberapa fakultas diperkuat dengan piranti pengaman khusus seperti Symantec Gateway Systems (dedicated server for security) pada fakultas kedokteran

•            58 WiFi antena untuk WiFi hotpsot yang sedang dikembangkan dalam satu sistem WiFiAIR (Wireless Fidelity Airlangga Integrated Roaming), terintegrasi dengan jaringan WiFi dari Indosat IM2 secara nasional.