RUANG LINGKUP SEKRETARIS (Modul dan makalah)
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Drs. Darmanto, M.Ed.
PENDAHULUAN
Pada
zaman modern seperti sekarang ini, seorang pimpinan perusahaan, instansi atau
kantor karena keterbatasan kemampuan serta banyaknya pekerjaan yang harus
ditanganinya, diperlukan bantuan staf yang mampu menangani kegiatan
korespondensi (surat menyurat), penyimpanan dokumen atau arsip, mengatur rapat,
melayani tamu pimpinan ataupun menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan
pimpinan untuk kelancaran tugasnya. Staf yang bertugas membantu pimpinan
tersebut sering disebut dengan sekretaris.
*)Seorang
sekretaris yang baik dan profesional merupakan bagian yang sangat penting dalam
kegiatan perusahaan
Pada masa lalu profesi sekretaris
kurang memberikan citra yang positif. Profesi tersebut membuat pembicaraan yang
cenderung melecehkan profesi sekretaris baik itu di dalam kantor maupun di luar
kantor. Citra yang terbangun di masyarakat mengenai sosok seorang sekertaris
yang cenderung negatif. Seorang sekretaris hanya dituntut penampilan fisik yang
menarik, dengan mengenyampingkan kemampuannya yang berkaitan dengan pekerjaan
sebagai seorang sekretaris itu sendiri.
Namun, pada masa sekarang jabatan
sekretaris merupakan jabatan yang penuh tantangan dan menuntut tingkat
profesionalisme yang tinggi. Para eksekutif memandang jabatan sekretaris sangat
penting dan terkadang bahkan sebagai simbol gengsi manajer atau perusahaan.
Seorang sekretaris harus mampu mengikuti irama gerak kerja pimpinannya dan
harus mampu melayani kebutuhan pimpinannya dengan cepat, tepat dan efisien.
Oleh karena itu, dalam bekerja seorang sekretaris harus didukung dengan
pengetahuan dan kemampuan akademik yang memadai, kepribadian yang menarik serta
memiliki motivasi yang tinggi untuk mengembangkan dirinya agar dapat
melaksanakan pekerjaan secara profesional. Sekretaris diharapkan mempunyai keterampilan
dasar (skill) yang memadai, sikap (attitude) maupun pribadi yang
menyenangkan, pengetahuan yang luas (general
knowledge), serta menguasai pekerjaan
yang berhubungan dengan kesekretarisan.
Oleh karena itu, tidaklah mengherankan jika profesi
|
1.3
|
kesekretarisan diminati oleh
banyak kalangan karena menjanjikan pekerjaan serta profesi yang menjanjikan.
Manfaat praktis dari mempelajari
materi tentang ruang lingkup tugas sekretaris ini adalah Anda akan mendapatkan
pemahaman mengenai apa yang sebenarnya menjadi tugas seorang sekretaris. Selain
itu juga, Anda akan memahami mengapa seorang sekretaris harus memahami etika
dalam berkomunikasi maupun berhubungan dengan tamu, terutama mereka yang akan
bertemu dengan pimpinan organisasi atau perusahaan. Anda juga akan memahami
bagaimana kepribadian yang sebaiknya harus ditunjukkan agar seorang sekretaris
dapat bergaul atau dapat menyenangkan bagi orang yang melihat atau berhubungan.
Modul 1
tentang Ruang Lingkup Tugas Sekretaris terdiri atas 2 kegiatan belajar.
Kegiatan Belajar 1 berisi pembahasan tentang tugas sekretaris. Sementara itu,
Kegiatan Belajar 2 berisi pembahasan mengenai etika dan kepribadian sekretaris.
Apabila Anda telah selesai
mempelajari Modul 1 ini dengan baik maka secara umum Anda diharapkan mampu
menjelaskan hal-hal yang berhubungan dengan ruang lingkup tugas seorang
sekretaris. Selain itu, Anda secara khusus diharapkan dapat menjelaskan:
1.
pengertian
sekretaris;
2.
tugas
sekretaris;
3.
jenis
sekretaris;
4.
ruang
lingkup tugas sekretaris;
5.
etika
sekretaris;
6.
kepribadian
seorang sekretaris.
Selamat
belajar, semoga sukses dalam studi!
Kegiatan Belajar 1
Pengertian
dan Tugas Sekretaris
Apabila kita membicarakan atau membahas sesuatu yang
berhubungan dengan pengertian sekretaris maka kita akan
diarahkan untuk
mempelajari sesuatu yang sangat mendasar. Oleh
karena itu, sebelum kita mendalami lebih jauh bidang kesekretarisan maka kita
diharapkan untuk mengerti konsep-konsep awal pengetahuan kesekretarisan
tersebut. Dengan demikian, dalam memahami pengertian dan tugas sekretaris maka
Anda diharapkan dapat menguasai kemampuan berikut.
1.
Menjelaskan
pengertian sekretaris.
2.
Menjelaskan
macam sekretaris.
3.
Menjelaskan
apa yang dimaksud sekretaris perusahaan.
4.
Menjelaskan
peranan sekretaris.
5.
Ruang
lingkup tugas sekretaris.
Untuk
menguasai kemampuan yang dituntut dalam memahami pengertian dan tugas
sekretaris tersebut maka baca dan pahami materi yang diuraikan selanjutnya.
Luangkan waktu dengan memadai sehingga Anda benar-benar dapat menangkap apa
yang diuraikan dalam bagian ini.
Untuk istilah sekretaris berasal
dari bahasa Latin secretum yang
berarti rahasia, serta secretarium,
yaitu seorang petugas atau pejabat yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Kata atau istilah sekretaris yang dikenal dan sering digunakan dalam percakapan
sehari-hari diperkirakan berasal dari bahasa Belanda “secretaries” manakala
Belanda sangat lama menjajah dan mempengaruhi aspek sosial, budaya, politik,
dan ekonomi Indonesia. Sementara itu,
secretary dalam bahasa Inggris
berasal dari kata secret yang juga
berarti rahasia. Dari pengertian tersebut maka sekretaris dapat didefinisikan sebagai seorang petugas atau pejabat yang
dipercaya untuk menjaga kerahasiaan, terutama rahasia pimpinan dan rahasia
perusahaan.
Sebelum Anda memasuki bahasan
mengenai pengertian dan tugas seorang sekretaris, coba simak ilustrasi berikut
ini yang akan memberikan
|
1.5
|
pemahaman secara menyeluruh
kepada Anda mengenai pengertian serta tugas seorang sekretaris.
Dalam sebuah adegan film terlihat seorang perempuan
di dalam suatu ruangan kerja, yang bersebelahan dengan kamar kerja orang lain.
Perempuan itu sedang menghadapi sebuah komputer, dan nampaknya sedang mengetik
di mana tangannya menekan keyboard dengan cepat dan lancar. Nampaknya, dia
sudah terbiasa melakukan pekerjaan mengetik di komputer tersebut. Kemudian
pintu di sebelahnya, yang ternyata merupakan pintu seorang pimpinan perusahaan,
terbuka dan muncul seorang pria yang menggunakan baju jas, berdasi, dan sangat
rapi. Pria itu kemudian menyodorkan sebuah map kepada perempuan tersebut sambil
mengatakan sesuatu. Perempuan tersebut mengangguk, kemudian meletakkan map
tersebut di atas mejanya.
Dalam suatu adegan lain, tergambar seseorang sedang
memimpin rapat dalam suatu ruangan khusus, yang dihadiri oleh beberapa peserta
rapat. Pimpinan rapat tersebut dandannya nampak rapi dengan menggunakan jas,
berdasi, serta terlihat berwibawa. Terlihat pembicaraan serius dalam rapat tersebut.
Pimpinan rapat menjabarkan penjelasannya di dalam suatu layar monitor sehingga
seluruh peserta melihat dengan jelas hasil paparan pimpinan sidang tersebut.
Timbul berbagai komentar serta pertanyaan-pertanyaan. Kemudian, dari adegan
dalam ruang tersebut beralih ke adegan lain yang memunculkan nama kantor di
mana rapat tersebut diselenggarakan. Kantor tersebut bertuliskan: Sekretaris
Daerah.
Kedua adegan tersebut menggambarkan bidang tugas
dan tanggung jawab yang berbeda, tapi ada sisi yang sama dilihat dari namanya.
Adegan perempuan tadi menggambarkan tugas dan perannya sebagai seorang
sekretaris pimpinan yang menyelenggarakan tugas dan pekerjaan di bidang
perkantoran atau tugas klerikal, misalnya mengetik atau mengarsipkan
berkas-berkas. Dia hanya menerima tugas yang diberikan oleh pimpinan
perusahaan. Oleh karena itu, peran dan tanggung jawab perempuan tersebut tidak
besar dan tidak berhubungan dengan pengambilan keputusan.
Berbeda dengan yang pertama, pada adegan kedua,
orang yang memimpin rapat tersebut mempunyai tugas penting karena berhubungan
dengan fungsi manajemen, misalnya fungsi perencanaan. Namun, orang tersebut
dapat dikatakan sebagai seorang sekretaris, tetapi peran yang berbeda dengan
peran sekretaris pimpinan. Sesuai dengan namanya, yaitu sekretaris daerah, dia
mempunyai tugas yang sangat penting dalam rangka menyelenggarakan fungsi
pemerintahan dalam bidang ketatausahaan. Namun, aspeknya tidak hanya bersifat
klerikal, tapi
lebih
luas lagi karena menyangkut fungsi pengambilan keputusan, yang tidak dimiliki
oleh sekretaris pribadi atau sekretaris pimpinan perusahaan.
Dengan kedua ilustrasi tersebut, diharapkan Anda
dapat lebih memahami adanya nama yang hampir sama, tetapi mempunyai tugas dan
tanggung jawab yang berbeda.
Apa yang dapat Anda tangkap dari
ilustrasi tersebut? Saya yakin pasti Anda akan memahami bahwa sesuai dengan
perubahan waktu maka tugas seorang sekretaris menjadi bertambah, tidak lagi
hanya bertugas menjaga kerahasiaan pekerjaan pimpinan ataupun perusahaan, namun
juga pekerjaan tata usaha terutama yang berhubungan dengan tugas pimpinan
perusahaan seperti menyelenggarakan surat menyurat, menangani penyimpanan
dokumen, menerima serta menyambungkan telepon masuk ataupun ke luar, mencatat perjanjian-perjanjian,
menyiapkan rapat, ataupun menyiapkan keperluan dinas pimpinan, seperti
penyiapan keberangkatan dan penginapan pimpinan.
Setelah Anda membaca dan memahami
ilustrasi yang berhubungan dengan kesekretarisan maka coba simak lebih lanjut bacaan
berikut ini sehingga Anda memahami lebih mendalam mengenai pengertian dan tugas
sekretaris.
A. PENGERTIAN SEKRETARIS
Dalam Webster’s New Dictionary of
American Language College disebutkan bahwa sekretaris merupakan seseorang
yang ditugaskan untuk menyimpan arsip atau dokumen, menyelenggarakan aktivitas
korespondensi serta pekerjaan tulis menulis lainnya, untuk kepentingan
organisasi maupun individu (Secretary is
a person employed to keep record, take care correspondence and other writing task, etc. for an organization or
individual). Dengan demikian, tugas sekretaris menurut penjelasan dalam Kamus Webster tersebut sebenarnya
sangat sederhana, yaitu hanya berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen
serta pekerjaan surat-menyurat atau korespondensi. Dalam pengertian tersebut,
belum ada tugas sekretaris yang berhubungan dengan pemikiran yang mendalam,
perencanaan atau inisiatif yang berhubungan dengan pekerjaan penting, misalnya
Sekretaris Kabinet dalam bidang pemerintahan. Tugas dan fungsi Sekretaris
Kabinet sama sekali berbeda dengan pengertian yang dimaksud dalam
|
1.7
|
Kamus tersebut karena tugas
Sekretaris Kabinet berhubungan dengan aspek manajerial, seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan.
Selain itu, menurut Ikatan
Sekretaris di Amerika (The Professional
Secretary International), yang dimaksud dengan sekretaris adalah “an assistant to an executive possessing
mastery of office skill and ability to assume responsibility without direct
supervision, who display initiative, exercises judgment and makes decisions
within the scope of her authority”
(seorang sekretaris adalah pembantu pimpinan
eksekutif yang mempunyai keterampilan dan pengetahuan administrasi perkantoran,
serta mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, tanpa harus
diberi pengarahan terlebih dahulu oleh pimpinan, serta mampu berinisiatif,
memberikan pertimbangan serta membuat keputusan yang tidak bertentangan dengan
kewenangannya sebagai seorang sekretaris. Bagaimana pendapat Anda? Apakah ada
perbedaan dengan yang dijelaskan dalam kamus tadi? Benar, dalam pengertian ini
tugas sekretaris lebih luas lagi, tidak sekadar berhubungan dengan
korespondensi atau pengelolaan dokumen. Terdapat unsur kemandirian yang
dimiliki seorang sekretaris dan mempunyai inisiatif dalam melaksanakan
tugasnya, tanpa harus selalu minta petunjuk kepada pimpinan.
Coba bandingkan pengertian
sekretaris sebelumnya dengan pendapat dari Braum dan Portugal (dalam The Liang
Gie, 1992) yang menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan sekretaris adalah
seorang asisten pimpinan yang melakukan pendiktean, menyiapkan korespondensi,
menerima tamu, mengecek, atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajiban, atau
perjanjian dinasnya, dan melakukan kegiatan terkait lainnya dalam rangka
meningkatkan tugas pimpinan secara efektif.
Kita juga perhatikan pernyataan
dari Nanasay dan Selden (dalam Bratawidjaja, 1994) yang menjelaskan pengertian
sekretaris sebagai seorang pegawai kantor yang tanggung jawabnya tidak sekadar
sebagai Stenographer (juru steno atau
menulis cepat), tetapi pada umumnya mencakup penyalinan dikte, berhubungan
dengan masyarakat, seperti menjawab telepon, mengadakan pertemuan dan
perjanjian, serta mengelola dokumen-dokumen termasuk surat dan sebagainya.
Penulis lain, yaitu Skeat (dalam
The Liang Gie, 1992) mendefinisikan seorang sekretaris sebagai seorang pegawai
yang bertugas membantu pimpinan dalam menerima pendiktean, menyiapkan surat
menyurat,
menerima tamu, mengecek, dan mengingatkan pimpinan
mengenai pertemuan atau perjanjian resmi dan melakukan berbagai tugas kewajiban
yang mendukung keefektifan kerja pimpinannya. Penulis yang lain, Blackburn
(dalam The Liang Gie, 1992) menguraikan pengertian seorang sekretaris sebagai
seorang staf yang tugasnya mengurusi surat menyurat atau korespondensi dan
mengelola kegiatan sehari-hari bagi atasan atau pimpinannya. Adapun pengertian
yang lebih sederhana dapat dijumpai dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia yang
menyebutkan bahwa sekretaris adalah orang atau pengurus yang diserahi pekerjaan
tulis menulis.
Dari
beberapa pengertian sekretaris tersebut di atas maka dapat diketahui bahwa
tugas seorang sekretaris adalah sebagai seorang asisten yang bertugas membantu
pimpinan kantor atau perusahaan terutama yang menyangkut kegiatan administrasi
perkantoran sehingga pimpinan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif. Hal
ini sejalan dengan pendapat
France (2009) yang menyatakan “the term ‘assistant’ will be used to encompass
various roles and titles such as personal assistant, executive assistant,
secretary and management assistant”.Namun demikian, ternyata dalam perkembangan keorganisasian muncul jenis sekretaris yang
berbeda dengan pengertian awalnya seperti yang telah disampaikan sebelumnya,
yaitu apa yang disebut dengan sekretaris organisasi (business secretary atau executive
secretary) atau sekretaris eksekutif. Munculnya jenis sekretaris tersebut karena menyangkut perbedaan
ruang lingkup pekerjaan, tanggung jawab, dan wewenangnya.
Bagaiamana pendapat Anda mengenai
pengertian sekretaris? Sangat beragam bukan? tetapi saya yakin Anda bahwa
setelah membanding-bandingkan berbagai pengertian tersebut maka Anda dapat
membuat suatu kesimpulan sendiri mengenai pengertian sekretaris. Memang benar
bahwa tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris adalah berhubungan dengan
urusan administrasi perkantoran, seperti korespondensi, pengarsipan,
penginformasian, ataupun tatabuku atau pembukuan. Seorang sekretaris bertugas
membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari
tugasnya sebagai seorang pimpinan. Dengan banyak komunikasi yang dilakukan oleh
pimpinan, rapat-rapat, perjalanan, atau pertemuan dengan rekan bisnis
menyebabkan seorang sekretaris juga banyak terlibat dengan kegiatan-kegiatan
yang dilakukan oleh pimpinan tersebut.
|
1.9
|
Jika Anda telah memahami
pengertian sekretaris maka baca dengan teliti uraian di bawah ini untuk
meningkatkan pemahaman Anda mengenai ruang lingkup dan tugas sekretaris.
B. MACAM SEKRETARIS
Dilihat dari cakupan pekerjaan
seorang sekretaris, muncul berbagai macam fungsi sekretaris sehingga dalam
masyarakat juga muncul berbagai nama sekretaris. Dengan demikian, dilihat dari
namanya akan dapat dibedakan tugas yang dikerjakan oleh seorang sekretaris.
Tugas sekretaris organisasi atau
sekretaris eksekutif menyangkut bidang manajemen, mulai kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan sampai dengan pengawasan. Dengan demikian, selain
terdapat seorang sekretaris yang tugasnya semata-mata hanya membantu pimpinan
dan sekretaris tersebut tidak memiliki anak buah, terdapat juga sekretaris lain
yang berfungsi sebagai manajer dan mempunyai fungsi manajerial yang mencakup
pembuatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap berbagai
kegiatan organisasi. Karena fungsinya sebagai manajer maka dia memiliki anak
buah dan kegiatannya tercakup dalam suatu satuan organisasi yang dinamakan
sekretariat.
Cakupan bidang tugas seorang
sekretaris eksekutif tergantung dari besar kecilnya organisasi tempat
sekretaris tersebut bekerja. Sebagai contoh, pada tingkat lokal atau daerah
terdapat jabatan Sekretaris Daerah (Sekda) yang mengepalai sekretariat daerah
dan bertugas membantu kegiatan Kepala Daerah. Pada tingkat nasional, terdapat
jabatan Sekretaris Jenderal (Sekjen) pada suatu departemen yang tugasnya adalah
membantu Menteri. Pada tingkat internasional, kita kenal Sekretaris Jenderal
Perserikatan Bangsa-bangsa (Sekjen PBB) yang menjadi pucuk pimpinan sekretariat
dari lembaga internasional tersebut.
Dari uraian tersebut apa yang
dapat Anda simpulkan? Memang, sesuai dengan kedudukan, wewenang, dan tanggung
jawab maka sekretaris dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu
1. Sekretaris
Pribadi
Adalah sekretaris
yang hanya melaksanakan
tugas-tugas dan fungsi
kesekretarisan
dari pimpinan atau atasannya. Sekretaris pribadi bukanlah seorang manajer dan
tidak mempunyai bawahan. Jika seorang sekretaris
digaji oleh orang perseorangan, misalnya sekretaris
seorang aktor maka ia disebut sebagai private
secretary, sedangkan apabila ia digaji oleh sebuah perusahaan maka ia
disebut dengan personal secretary.
2. Sekretaris
organisasi/eksekutif
Yaitu sekretaris yang dalam
perusahaan mengepalai suatu unit tertentu
(sekretariat). Sekretaris yang
sudah menduduki jabatan ini biasanya mempunyai pengalaman yang cukup lama
sebagai senior sekretaris dan memiliki kelebihan-kelebihan tersendiri,
mengingat ia adalah seorang manajer untuk unitnya, mempunyai bawahan yang
sering harus membuat suatu kebijakan untuk ke seluruh pekerjaan kesekretarisan
di perusahaan atau organisasi.
Sekretaris seperti dijelaskan di
atas juga dapat dikatakan sebagai seorang sekretaris yang berfungsi sebagai
manajer serta melakukan fungsi manajemen, seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Sekretaris eksekutif mempunyai
anak buah dan berada dalam suatu unit organisasi tertentu, misalnya Sekretariat
Jenderal, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Daerah.
Pada umumnya, macam sekretaris masih
sering disalahpersepsikan oleh sebagian masyarakat sehingga menimbulkan
kebingungan tentang peran dan tugas seorang sekretaris, seperti istilah
sekretaris eksekutif/executive secretary, sering disalahartikan. Executive secretary dianggap sebagai seorang sekretaris yang melayani
seorang eksekutif. Banyak orang menuliskan di koran-koran atau media lainnya
seperti “membutuhkan seorang sekretaris eksekutif” dengan harapan perusahaan
tersebut memperoleh seorang sekretaris yang berkualitas dan berpengalaman.
Yang akan diuraikan dalam modul
ini adalah tugas sekretaris pribadi dan bukan sekretaris eksekutif karena lebih
banyak membahas aspek-aspek yang berkaitan dengan tugas seorang sekretaris
dalam rangka membantu pimpinan perusahaan atau perkantoran agar tugas pimpinan
dapat berjalan dengan efektif, terutama yang menyangkut surat menyurat,
pengurusan keperluan rutin pimpinan, persiapan rapat, atau pengagendaan
pertemuan dengan pimpinan.
Untuk memudahkan Anda dalam
mempelajari kesekretarisan lebih lanjut dan tidak membingungkan dalam
menggunakan pengertian sekretaris maka dalam modul ini yang dijelaskan adalah
pengertian sekretaris yang cenderung ke arah pengertian sekretaris sebagai
sekretaris pimpinan atau sekretaris
|
1.11
|
pribadi (personal
secretary). Penjelasan mengenai sekretaris eksekutif (misalnya Sekretaris
Kabinet, Sekretaris Jenderal) karena merupakan peran seorang manajer atau
pimpinan, tidak dibahas di modul ini, tetapi lebih banyak dibahas di modul yang
lain.
Anda
dapat memberikan contoh yang lain untuk menunjukkan apakah sekretaris tersebut
merupakan sekretaris pribadi atau sekretaris eksekutif? Jika Anda dapat
memberikan contoh yang lain maka saya yakin Anda memahami materi yang telah
diuraikan tadi.
Coba perhatikan penjelasan
berikut ini apakah sudah tertanam dalam pikiran Anda mengenai pengertian
sekretaris perusahaan. Mudah-mudahan Anda memahami konsep tersebut, tetapi
apabila belum, kaji penjelasan berikut.
C. SEKRETARIS PERUSAHAAN
Berbeda dengan jabatan sekretaris
yang nanti akan dibahas dalam modul ini, sekretaris perusahaan (corporate secretary) bukanlah sekretaris
yang memberikan pelayanan klerikal sebagai asisten pimpinan dalam bidang
perkantoran. Corporate secretary atau
sering disebut dengan Sekretaris Perusahaan mempunyai peran dan tanggung jawab
yang berbeda dengan sekretaris biasa atau sekretaris pribadi.
Ada dua fungsi yang biasa
dilakukan oleh seorang corporate
secretary, yaitu
1.
Compliance
Officer
Tugas seorang sekretaris yang
menjabat compliance officer, antara
lain
a.
memastikan
implementasi anggaran dasar perusahaan, peraturan pasar modal, dan peraturan
pemerintah dalam perusahaan;
b.
membuat
interpretasi yang jelas mengenai penerapan dari peraturan-peraturan yang
berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
2.
Public
Relations Officer
Pada umumnya, jabatan sekretaris
ini diperlukan oleh perusahaan yang
sedang
mempersiapkan diri untuk go public,
dengan perannya sebagai penghubung antara perusahaan dengan masyarakat atau
investor.
Seorang corporate
secretary dituntut mempunyai wawasan yang luas dan memahami dengan baik
seluk-beluk perusahaan. Adalah menjadi tugas
dan tanggung jawab seorang corporate secretary untuk memahami segala sumber dan dampak masalah
yang dihadapi oleh perusahaan dan kemudian memberikan informasi yang utuh
tentang perusahaan kepada pihak-pihak lain yang membutuhkannya. Tugas corporate secretary yang lainnya adalah
menyampaikan garis besar prospek perusahaan secara terbuka, termasuk risiko
usaha yang dihadapi perusahaan untuk memperkecil risiko tersebut. Hal-hal yang
harus disampaikan dan dikomunikasikan kepada pihak luar, misalnya detail
keuangan dan akunting yang berkaitan dengan strategi pemasaran, gambaran
mengenai kebijakan pengembangan sumber daya manusia, atau proses produksi yang
dijalankan perusahaan, semua tersebut disampaikan kepada masyarakat terutama
kepada para pemodal.
Anda
dapat mengambil kesimpulan dari penjelasan tersebut? Saya yakin Anda sudah
semakin paham. Nah bagaimana dengan peranan sekretaris? Silakan kaji bacaan
berikut.
D. PERANAN SEKRETARIS
Hampir dipastikan seorang manajer
tidak mungkin mengerjakan semua pekerjaannya sampai hal yang sekecil-kecilnya.
Sekretaris dibutuhkan oleh setiap organisasi untuk membantu dalam bidang
keorganisasian (supporting staff) serta melaksanakan fungsi
perkantoran sehingga manajer dapat melaksanakan
tugasnya secara lebih terfokus pada peran manajerial. Seperti dinyatakan oleh
Stroman, Wilson, dan Wauson (2008): “Every business person dreams of having the
perfect administrative assistant, and every administrative assistant dreams of
having the perfect boss”. Dari beberapa atau banyak bawahan yang bekerja di
suatu perusahaan, sekretaris merupakan posisi yang paling penting dan dekat
dengan kegiatan manajer sehingga sering kali menjadi tangan kanan serta
kepercayaan dari manajer. Sekretaris juga menjadi orang yang pada umumnya
mengetahui seluruh rencana kebijakan yang dibuat manajer.
Mungkin Anda tidak dapat
membayangkan seandainya seorang manajer harus mengonsep dan mengetik seluruh
kegiatannya (misalnya mengetik undangan rapat), menerima telepon atau berusaha
menelepon seseorang, kemudian ternyata orang yang dituju tidak ada, menyapa
seluruh tamu yang datang dan ingin bertemu, atau mengumpulkan serta menyimpan
seluruh dokumen kantor yang mungkin dalam keadaan acak-acakan. Jika manajer
mengerjakan seluruh hal tersebut maka dipastikan dia tidak akan memiliki
|
1.13
|
waktu untuk memimpin perusahaannya, sebab pikiran
dan tenaganya tercurah hanya untuk mengerjakan hal-hal yang remeh tersebut.
Pada masa lalu, seorang sekretaris mungkin direkrut karena kondisi saat itu
memang memungkinkan dan menuntut seorang manajer agar mempunyai sekretaris yang
cantik dan seksi, walaupun kepintaran dan keterampilan di bidang kesekretarisan
pas-pasan. Namun, saat ini kondisi seperti itu sudah berubah. Mungkin memang
akan lebih meyakinkan organisasi maupun manajer itu sendiri apabila mempunyai
sekretaris yang cantik, tapi yang lebih penting dari itu semua adalah saat ini
manajer lebih mempertimbangkan aspek efisiensi, efektivitas, dan produktivitas
manajer, dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Seperti disampaikan oleh
Hendarto dan Tulusharyono (2004) yang menjelaskan bahwa kalau zaman dahulu
seorang sekretaris direkrut hanya karena masalah gengsi semata, sekarang ini
lebih pada pertimbangan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas pimpinan.
Bayangkan apa yang akan terjadi seandainya seorang pimpinan harus melakukan
semuanya seorang diri seperti mengangkat telepon, mengetik semua surat-surat,
serta menyimpan semua dokumen perusahaan. Dipastikan bahwa apabila seorang
pemimpin perusahaan melaksanakan semua kegiatan yang berhubungan dengan
administrasi tersebut maka dia tidak akan mungkin mampu menjalankan tugasnya sebagai
seorang pemimpin.
Coba simak pendapat dari Susanto
(dalam Sukoco, 2007) yang mengatakan bahwa seorang sekretaris mempunyai 3 peran
yang penting. Pertama, peran
strategis, sebagai pusat informasi maka seorang sekretaris menjalankan perannya di dalam organisasi dengan memberikan
pengaruh positif pada status dan performasi perusahaan melalui kelancaran arus
informasi internal maupun eksternal. Kedua,
peran teknis, manakala seorang sekretaris mempunyai kemampuan menunjang kinerja
pimpinan dengan menyalurkan informasi yang jelas dan akurat sebagai bahan
pengambilan keputusan, sedangkan peran ketiga, yaitu peran pendukung maka
seorang sekretaris memberikan pengaruh positif bagi anggota organisasi lainnya
dengan mendistribusikan informasi secara cepat dan tepat sasaran.
Mungkin apa yang dilakukan oleh
seorang sekretaris dianggap merupakan pekerjaan yang tidak penting atau tidak
ada kontribusinya secara langsung dengan tujuan organisasi. Akan tetapi, jika
ditilik lebih jauh maka keberhasilan manajer dalam mengerjakan pekerjaannya
akan sangat tergantung kepada apa yang dilakukan oleh sekretaris. Pekerjaan
sekretaris terkadang seperti pekerjaan yang serabutan, mengerjakan apa yang
diminta
oleh manajer sebagai pribadi atau manajer sebagai
pimpinan perusahaan. Dengan demikian, walaupun pekerjaannya dianggap remeh
karena sifatnya hanya membantu kelancaran pekerjaan manajer, tetapi sebenarnya
tugasnya sangat penting karena dengan demikian manajer dapat terbebas dari
segala kegiatan yang bersifat administratif. Manajer juga akan lebih mudah
memusatkan perhatiannya pada tugas yang telah menjadi tanggung jawabnya.
Dari
penjelasan yang diuraikan tadi, apakah Anda sudah mendapat gambaran mengenai
peranan sekretaris? Coba bandingkan pemahaman Anda dengan penjelasan berikut
ini untuk lebih memudahkan Anda dalam memahami peranan sekretaris.
Sekretaris mempunyai peran penting sebagai
1.
Pembantu/tangan
kanan/asisten pribadi pimpinan
Sekretaris mempunyai tugas
penting yang membantu segala keperluan pimpinan sehingga tugas pimpinan menjadi
lebih lancar.
2.
Pengelola
informasi
Tugas perkantoran sering
berhubungan dengan informasi. Informasi tersebut dapat masuk melalui surat,
telepon, fax, atau sarana lainnya. Sekretaris bertanggung jawab mengelola
segala informasi yang masuk untuk disampaikan kepada pimpinan. Sekretaris
mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan jika perlu mencari informasi yang
dibutuhkan pimpinan. Informasi yang ada, apalagi yang bersifat penting atau
rahasia, harus benar-benar dijaga kerahasiaannya sehingga tidak sampai bocor
atau digunakan untuk hal-hal yang merugikan perusahaan. Informasi yang ada pada
sekretaris nantinya akan digunakan oleh pimpinan dalam hal antara lain
pembuatan keputusan.
3.
Penghubung
atau Humas (Hubungan Masyarakat)
Manajer biasanya tidak langsung
menelepon lawan bicaranya, tetapi biasanya diawali terlebih dahulu oleh
sekretaris. Selain itu, untuk mempertemukan pihak lain dengan manajernya,
peranan sekretaris sangat penting sehingga pertemuan tersebut dapat berjalan
dengan lancar dan menguntungkan perusahaannya. Sekretaris berdiri di antara
pimpinan dan pihak lain. Untuk itu, sekretaris harus pandai menjabarkan
kebijakan pimpinan atau menjadi penyampai informasi dari pihak luar. Peranan
sekretaris dengan demikian adalah sebagai penghubung atau penyampai informasi
dari suatu pihak ke pihak yang lain.
|
1.15
|
4.
Pengatur
tamu pimpinan
Sekretaris juga berperan dalam
mengatur tamu yang akan menemui pimpinan. Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi
siapa yang dapat dan tidak dapat bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya
diatur jadwalnya, dan tidak saling bertabrakan. Jika tamu yang akan berkunjung
tidak diatur maka tugas dan kegiatan pimpinan akan terganggu.
5.
Pemelihara
kondisi dan lingkungan kerja
Walaupun bersifat pribadi,
sekretaris harus memperhatikan keselamatan dan kesehatan pimpinan, termasuk di
dalamnya menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan merasa
nyaman dalam mengerjakan tugas-tugasnya.
Sudah
jelas bukan peranan dari sekretaris? Anda dapat menerapkan pengertian ini
sewaktu Anda bertemu dengan sekretaris sewaktu Anda datang ke suatu kantor
perusahaan atau pemerintah. Ternyata peranan sekretaris tidak seperti yang
dianggap oleh sebagaian orang yang menganggap sekretaris hanya pekerjaan yang
kurang penting dalam suatu organisasi.
Saya yakin bahwa dengan
mengetahui peranan sekretaris maka Anda juga akan mudah memahami apa yang
menjadi ruang lingkup tugas seorang sekretaris.
E. RUANG LINGKUP TUGAS SEKRETARIS
Kini Anda
dapat menerapkan peran sekretaris dengan ruang lingkup tugas seorang
sekretaris.
Sudah diyakini bahwa dalam
menjalankan pekerjaannya, seorang pimpinan sangat memerlukan bantuan sekretaris
yang profesional. Oleh karena itu, seorang yang menjabat sebagai sekretaris
harus mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, serta mampu
melaksanakan tugas tersebut dengan baik. Tugas seorang sekretaris hanya
membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaannya, namun tugas yang nampaknya
sederhana tersebut tidak mungkin dilakukan sendiri oleh pimpinan karena tugas
pimpinan organisasi mengarah kepada pengambilan keputusan atau pembuatan
kebijakan. Coba Anda bayangkan jika seorang manajer tingkat atas harus membuka
amplop dinasnya setiap hari, atau sering menerima telepon yang mungkin tidak
ada kaitan dengan pekerjaannya, mengetik
jawaban surat, atau mengarsipkan sendiri
surat-surat ataupun dokumennya. Seorang manajer atau pimpinan tidak akan
mempunyai waktu untuk mengerjakan tugas-tugas seperti itu, dan itulah peranan
serta tugas yang dilaksanakan oleh seorang sekretaris, yaitu membantu
meringankan tugas pekerjaan pimpinannya.
Adapun tugas seorang sekretaris
pribadi dapat digolongkan menjadi tugas rutin/operasional dan tugas
insidental/khusus. Simak penjelasan berikut.
1. Menurut
Wewenangnya
a. Tugas
rutin atau operasional
Tugas
rutin atau tugas operasional adalah tugas yang harus dikerjakan setiap hari
oleh seorang sekretaris dan telah menjadi tugas kebiasaan sehari-hari tanpa ada
perintah khusus. Selama tugas-tugas tersebut menjadi tanggung jawab sekretaris
maka sekretaris harus melaksanakan dan menyelesaikannya tanpa menunggu
diperintah oleh pimpinan serta tidak menundanya.
Adapun tugas rutin seorang
sekretaris, yaitu
1)
membantu
memproses penyelesaian surat, faks, atau telegram;
2)
menerima
telepon dan menelepon, menyampaikan pesan kepada pimpinan dan menerima pesan
dari luar;
3)
menyusun,
menempatkan, dan menemukan arsip dinas pimpinan;
4)
pengaturan
dan pemeliharaan alat-alat kantor dan pemeliharaan ruangan;
5)
menyusun
rencana perjalanan pimpinan baik yang menyangkut tiket ataupun akomodasinya;
6)
pengaturan
dan penggunaan kas kecil;
7)
pengaturan
jadwal janji pertemuan pimpinan;
8)
mencari
dan menyusun informasi yang tepat untuk pimpinan;
9)
mengajukan
kebutuhan perlengkapan kantor, mesin kantor, dan perlengkapan kantor lainnya;
10)
mengatur
pertemuan, rapat pimpinan dengan pihak yang terkait.
b. Tugas
khusus atau instruksi
Adakalanya
seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melaksanakan tugas-tugas khusus yang
diberikan pimpinannya. Tugas khusus adalah
|
1.17
|
tugas yang tidak setiap hari dikerjakan oleh
seorang sekretaris, tetapi hanya jika diperintahkan oleh pimpinan.
Tugas khusus seorang sekretaris, antara lain
1)
mengonsep
surat perjanjian kerja sama dengan mitra kerjanya;
2)
menyiapkan
rapat dan membuat risalahnya;
3)
mengikuti
seminar, rapat, pertemuan yang berhubungan dengan kepentingan instansi atau
perusahaannya;
4)
menyampaikan
ucapan selamat, mengirim kado, atau hadiah bagi relasi atau mitra kerja
perusahaan;
5)
mengurus
dokumen bank, asuransi atau pajak pimpinannya;
6)
penyusunan
jadwal perjalanan;
7)
pengaturan
keuangan;
8)
persiapan
dan penyelenggaraan rapat.
2. Menurut
Jenis Tugasnya
a. Tugas
administrasi/perkantoran
Sekretaris
menjalankan tugas yang berhubungan dengan tulis menulis, dokumentasi, dan
pengetikan, yaitu
1)
mengarsipkan
surat;
2)
menangani
surat;
3)
pengetikan
laporan.
b. Tugas
resepsionis
Sekretaris
menjalankan tugas yang berhubungan dengan pekerjaan komunikasi dan informasi,
yaitu
1)
menerima
telepon dan menelepon;
2)
melayani
tamu yang datang untuk bertemu dengan pimpinan;
3)
menyusun
jadwal perjanjian pimpinan.
c.
Tugas keuangan
Sekretaris menjalankan tugas yang
berhubungan dengan keuangan, antara lain:
1)
menangani
keuangan pimpinan;
2)
melakukan
pembayaran-pembayaran.
d. Tugas
sosial
Sekretaris
menjalankan tugasnya yang berhubungan dengan pekerjaan, antara lain:
1)
mengatur
rumah tangga kantor termasuk perlengkapan kantor, alat tulis kantor;
2)
mempersiapkan
pertemuan-pertemuan.
e.
Tugas insidental
Sekretaris menjalankan
tugas-tugas yang bersifat insidental, seperti
1)
mempersiapkan
rapat;
2)
mempersiapkan
pidato, presentasi seminar;
3)
mempersiapkan
perjalanan dinas pimpinan.
Sampai di sini, Anda telah
memahami tentang pengertian serta apa yang menjadi tugas seorang sekretaris.
Sekarang, untuk mengukur seberapa jauh Anda sudah memahami materi tersebut,
kerjakan tugas berikut ini!
Sebutkan beberapa contoh kepribadian seorang
sekretaris yang dianggap bertentangan dengan tugas-tugas seorang sekretaris
dalam membantu memperlancar tugas pimpinan organisasi atau perusahaan.
Dalam mengerjakan soal ini gunakanlah pemahaman
Anda mengenai tugas dan kepribadian seorang sekretaris.
Anda sudah selesai mempelajari
materi Kegiatan Belajar 1. Anda sudah memahaminya dengan baik bukan? Untuk
mengukur tingkat pemahaman Anda terhadap keseluruhan materi Kegiatan Belajar 1
ini maka kerjakan latihan yang telah disediakan, baca rangkuman untuk
memperjelas pemahaman Anda mengenai materi Kegiatan Belajar 1, dan kerjakan
soal-soal Tes Formatif 1. Kami harapkan Anda tidak menemui kesulitan dalam
mengerjakan tugas tersebut sehingga siap untuk membaca dan memahami materi pada
Kegiatan Belajar 2 nanti.
|
1.19
|
LATIHAN
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di
atas, kerjakanlah latihan berikut!
1)
Apa
perbedaan antara sekretaris pribadi dan sekretaris eksekutif?
2)
Apa yang
dimaksud dengan tugas khusus yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris?
Petunjuk Jawaban Latihan
1)
Jabatan
sekretaris sebenarnya dapat dibagi dua, yaitu sekretaris pribadi dan sekretaris
eksekutif.
Sekretaris pribadi adalah seorang
pembantu pimpinan terutama yang berkaitan dengan kegiatan administrasi
ketatausahaan dalam rangka menunjang kelancaran tugas pimpinan, sedangkan
sekretaris eksekutif dapat disamakan dengan pimpinan suatu unit organisasi,
yang memiliki anak buah.
2)
Tugas
khusus seorang sekretaris adalah tugas yang tidak secara rutin dilaksanakan
oleh sekretaris, tetapi secara khusus pimpinan menugaskan kepada sekretaris,
misalnya mencari bahan-bahan atau dokumen untuk persiapan rapat kerja pimpinan.
RA NG
KUM AN
Pengertian
sekretaris sekarang berbeda dengan pengertian sekretaris pada masa lalu. Bidang
pekerjaan seorang sekretaris tidak saja mengurusi surat menyurat, menjawab
telepon, mengarsipkan dokumen pimpinan atau menjawab telepon, yang pada intinya
membantu tugas-tugas administrasi pimpinan. Dengan berkembangnya organisasi
maka pada saat sekarang muncul istilah sekretaris eksekutif yang memiliki
kewenangan dan tanggung jawab yang sama dengan seorang manajer.
Di dalam
membantu kegiatan dinas pimpinan, seorang sekretaris pribadi tidak saja
melakukan tugas-tugas sehari-hari atau tugas rutin, tetapi dia juga dituntut
untuk mampu melaksanakan tugas-tugas khusus, seperti membuat konsep surat untuk
kegiatan rapat istimewa atau
membuat ringkasan hasil pertemuan pimpinan dengan
para mitra kerjanya.
Sekretaris Pribadi adalah sekretaris
yang hanya melaksanakan tugas-tugas dan fungsi kesekretarisan dari pimpinan
atau atasannya. Sekretaris pribadi bukanlah seorang manajer dan tidak mempunyai
bawahan. Sementara itu, sekretaris organisasi/eksekutif adalah sekretaris yang
dalam perusahaan mengepalai suatu unit tertentu (secretariat). Sekretaris yang
sudah menduduki jabatan ini biasanya mempunyai pengalaman yang cukup lama
sebagai senior sekretaris dan memiliki kelebihan-kelebihan tersendiri,
mengingat ia adalah seorang manajer untuk unitnya, mempunyai bawahan yang
sering harus membuat suatu kebijakan untuk seluruh pekerjaan kesekretarisan di
perusahaan atau organisasi, sedangkan sekretaris perusahaan (corporate secretary) bukanlah sekretaris
yang memberikan pelayanan klerikal sebagai asisten pimpinan dalam bidang
perkantoran. Corporate secretary atau
sering disebut dengan Sekretaris Perusahaan mempunyai peran dan tanggung jawab
yang berbeda dengan sekretaris biasa atau sekretaris pribadi.
Seorang sekretaris mempunyai
peran penting sebagai pembantu/ tangan kanan/asisten pribadi pimpinan,
pengelola informasi, penghubung atau Humas (Hubungan Masyarakat), pengatur tamu
pimpinan, serta pemelihara kondisi, dan lingkungan kerja.
Adapun tugas seorang sekretaris
pribadi dapat digolongkan menjadi tugas rutin/operasional dan tugas
insidental/khusus. Tugas rutin atau tugas operasional adalah tugas yang harus
dikerjakan setiap hari oleh seorang sekretaris dan telah menjadi tugas
kebiasaan sehari-hari tanpa ada perintah khusus. Selain itu, seorang sekretaris
juga mengerjakan tugas khusus atau instruksi. Adakalanya seorang pimpinan
meminta sekretaris untuk melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan
pimpinannya. Tugas khusus adalah tugas yang tidak setiap hari dikerjakan oleh
seorang sekretaris, tetapi hanya jika diperintahkan oleh pimpinan.
Dilihat dari jenis tugasnya maka
tugas seorang sekretaris adalah menyangkut tugas administrasi/perkantoran,
tugas resepsionis, tugas keuangan, tugas sosial, dan tugas insidental.
|
1.21
|
TES FORMATIF
1
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1)
Istilah
sekretaris berasal dari bahasa latin sekretrum
yang berarti ….
A.
pribadi
B.
pembantu
C.
staf
D.
rahasia
2)
Tugas
sekretaris pribadi pemimpin pada umumnya menyangkut tugas-tugas di bawah ini, kecuali ….
A.
bidang
manajemen
B.
menjawab
telepon
C.
mengonsep
surat
D.
mengirim
faks
3)
Seorang
sekretaris eksekutif tugasnya adalah ….
A.
di bidang
manajemen
B.
menjawab
telepon
C.
mengonsep
surat
D.
membuat
risalah rapat
4)
Menyusun,
menempatkan, dan menemukan arsip dinas pemimpin merupakan tugas sekretaris yang
termasuk tugas ….
A.
khusus
B.
rutin
C.
penting
D.
sederhana
5)
Tugas
yang tidak setiap hari dikerjakan oleh seorang sekretaris dan hanya
sewaktu-waktu diperintah pimpinan termasuk tugas ….
A.
khusus
B.
rutin
C.
penting
D.
sederhana
6)
Dalam Webster’s New Dictionary of American
Language College disebutkan bahwa tugas seorang sekretaris adalah ….
A.
sulit
B.
sederhana
C.
rumit
D.
berat
7)
Tugas
sekretaris eksekutif cukup berat karena ….
A.
mengerjakan
fungsi-fungsi manajemen
B.
mengelola
arsip yang sangat banyak
C.
harus
menurut perintah pimpinan
D.
berhubungan
dengan korespondensi
8)
Seorang
sekretaris yang digaji oleh perusahaan disebut dengan ….
A.
personal secretary
B.
personal executive
C.
privat officer
D.
privat administrator
9)
Salah
satu fungsi yang dilakukan oleh seorang corporate
secretary adalah ….
A.
Compliance Officer
B.
Management Officer
C.
Clerical work
D.
Administration officer
10)
Sekretaris
Daerah lebih tepat disebut sebagai sekretaris ….
A.
privat
B.
pribadi
C.
personal
D.
eksekutif
Cocokkanlah jawaban Anda dengan
Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah
jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat
penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Tingkat penguasaan = Jumlah Jawaban yang Benar ´100%
 Jumlah Soal |
|||
|
|
|
|
|
|
Arti
tingkat penguasaan: 90
|
- 100%
|
= baik sekali
|
|
|
80
|
-
|
89%
|
= baik
|
|
70
|
-
|
79%
|
= cukup
|
|
|
< 70%
|
= kurang
|
|
|
1.23
|
Apabila mencapai tingkat
penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda
harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum
dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Profesionalisme
Sekretaris
alam Kegiatan Belajar 1 Anda sudah
mempelajar mengenai pengertian D dan tugas sekretaris. Ini berarti
Anda sudah menguasai apa itu yang dimaksud sekretaris, macam serta
peranan sekretaris, dan ruang lingkup tugas sekretaris. Apa yang sudah dikuasai
dalam Kegiatan Belajar 1 sangat penting untuk memahami materi yang dijelaskan
dalam Kegiatan Belajar selanjutnya. Dalam Kegiatan Belajar 2 ini akan dibahas
profesionalisme sekretaris manakala profesionalisme sekretaris ini dapat
dirinci menjadi kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan persyaratan yang
diperlukan seseorang untuk menjabat sebagai sekretaris, etika yang menjadi
landasan sekretaris dalam bekerja, serta bagaimana kepribadian seorang
sekretaris harus ditampilkan sewaktu berhubungan dengan orang lain. Penguasaan
tentang profesionalisme sekretaris ini akan membantu Anda memahami materi
selanjutnya. Oleh karena itu, dalam Kegiatan Belajar 2 ini Anda diharapkan
mampu menjelaskan
1.
persyaratan
yang diperlukan bagi seorang sekretaris;
2.
etika
seorang sekretaris;
3.
bagaimana
kepribadian yang harus dimiliki seorang sekretaris.
Agar
tujuan tersebut dapat tercapai, silakan Anda baca uraian dan contoh berikut.
Jika Anda mempunyai pendapat atau pandangan sendiri mengenai profesionalisme
sekretaris, Anda dapat membandingkan dengan penjelasan yang diberikan dalam
Kegiatan Belajar 2 ini. Untuk lebih memahami mengenai profesionalisme simak
materi berikut.
A. PERSYARATAN SEKRETARIS
Bidang kesekretarisan merupakan
bidang yang oleh sebagian orang masih dianggap sebagai pekerjaan yang sepele,
tidak menantang, kurang inovatif, pekerjaannya yang remeh ataupun hanya bidang
yang hanya menonjolkan sisi negatif dari seorang wanita, misalnya harus
berpakaian seksi.
|
1.25
|
Namun demikian, seiring dengan
kemajuan teknologi dan pengetahuan serta semakin bervariasinya jenis-jenis
pekerjaanmaka bidang kesekretarisan menuntut seorang sekretaris yang harus
mampu mendukung kegiatan pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan berperan
dalam pengambilan keputusan yang penting untuk mencapai tujuan perusahaan.
Untuk mendukung tugas pimpinan tersebut sehingga pengambilan keputusan dapat
dilaksanakan dengan cepat dan tepat maka diperlukan seorang sekretaris yang
mampu mengikuti gerak irama kerja dari pimpinan. Dapat dibayangkan apa yang
terjadi apabila seorang pimpinan meminta seorang sekretaris yang harus
mengonsep suatu surat yang ditujukan ke perusahaan lain, tetapi ternyata hasil
pekerjaan sekretarisnya tidak sesuai dengan apa yang diharapkan pimpinan
sehingga bukannya menjadi staf pendukung pimpinan, tetapi bahkan mengakibatkan
pimpinan terhambat dalam pengambilan.
Apakah menurut Anda syarat yang
diperlukan untuk menjadi seorang sekretaris berat? Untuk membandingkan dengan
pikiran Anda coba kaji lebih lanjut penjelasan berikut.
Syarat seorang sekretaris dapat
dikategorikan menjadi dua, yaitu syarat pokok dan syarat pendukung.
1. Syarat
pokok (principal requirements)
Syarat pokok berarti seorang
sekretaris harus mampu menjalankan tugas utamanya sebagai seorang sekretaris.
Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang
sifatnya formal, seperti sekolah tentang kesekretarisan. Syarat ini sangat
penting karena berhubungan dengan resiko pekerjaan seorang sekretaris yang
terkait dengan tercapainya tugas dan tujuan pimpinan perusahaan. Ketidakmampuan
seorang sekretaris untuk memenuhi syarat pokok ini akan berakibat kegagalan
atau tidak tercapainya tugas dan tujuan pimpina perusahaan. Tugas utama seorang
sekretaris adalah membantu tercapainya tugas seorang pimpinan perusahaan dalam
menjalan tugasnya secara umum dan secara khusus adalah bagaimana pengambilan
keputusan yang dibuat oleh seorang pimpinan perusahaan dapat terlaksana dengan
baik dan lancar. Oleh karena itu, apabila seorang sekretaris tidak mempunyai
persyaratan pokok ini maka segala kegiatan pimpinan perusahaan dalam
menjalankan tugasnya akan menjadi terhambat dan dapat berakibat pada kegagalan
pimpinan dalam
pengambilan keputusan yang berujung pada kegagalan
perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Adapun persyaratan pokok seorang sekretaris adalah
a)
Pengetahuan
(knowledge)
Seseorang akan mampu menjalankan
tugasnya di bidang pekerjaannya apabila mempunyai pengetahuan yang memadai
mengenai bidang tersebut. Tidak terkecuali seorang sekretaris, dia harus
mempunyai pengetahuan yang memadai mengenai kesekretarisan. Segala kegiatan
yang berhubungan dengan tugas pimpinan harus diketahui oleh seorang sekretaris
dan untuk menjalankannya maka harus didukung oleh pengetahuan yang memadai dari
sekretaris. Sebagai contoh, seorang pimpinan membutuhkan dokumen yang
dibutuhkan dalam rangka memimpin rapat perusahaan. Untuk mendukung tercapaian
tujuan pimpinan tersebut maka seorang sekretaris harus mempunyai pengetahuan
yang memadai mengenai bidang kearsipan. Seorang pimpinan akan terhambat dan
bahkan gagal dalam menjalan tugasnya apabila seorang sekretaris tidak mampu
menemukan dokumen yang diminta oleh pimpinan dikarenakan sekretaris tidak
mempunyai pengetahuan yang mendalam mengenai penyimpanan dokumen atau arsip perusahaan.
b)
Minat (interest)
Seseorang akan lebih cepat
memahami suatu permasalahan serta mampu menikmati pekerjaannya, bekerja dengan
senang dan tidak terpaksa, apabila orang tersebut mempunyai minat yang tinggi
terhadap pekerjaannya. Demikian pula seorang yang berminat bekerja sebagai
seorang sekretaris, maka minat tersebut akan berperan besar dalam mendukung
pekerjaan kesekretarisannya. Karena dengan mempunyai minat yang tinggi terhadap
bidang pekerjaan kesekretarisan maka dia akan selalu berusaha untuk terus
belajar mengenai bidang kesekretarisan tersebut. Sebagai contohnya, pekerjaan
seorang sekretaris berhubungan dengan perbankan, maka untuk menyesuaikan ilmu
perbankan yang selalu berkembang dengan cepat maka agar dia tidak ketinggalan
dalam ilmu perbankan tersebut maka dia akan selalu berusaha belajar agar
menguasai ilmu perbankan tersebut.
|
1.27
|
c)
Keterampilan
(skill)
Keterampilan atau skill berkaitan erat dengan pengetahuan
(knowledge). Sebagai contohnya, untuk
mengerjakan sesuatu yang berhubungan dengan pengetahuan teknologi informasi
maka seorang sekretaris harus mampu menguasai keterampilan penggunaan aplikasi
program komputer, misalnya dalam rangka menyampaikan informasi pimpinan kepada
para stafnya maka dia harus mampu mengirim surat elektronik tersebut pada waktu
singkat yang ditujukan kepada banyak orang secara bersamaan atau sekaligus.
2. Syarat
pendukung (additional requirements)
Adapun syarat pendukung yang
harus dimiliki seorang sekretaris bukan
berarti syarat ini tidak penting, namun syarat
pendukung ini sebagai syarat yang mengikuti atau melekat pada syarat yang pokok
tadi. Jadi, syarat pendukung tidak terlepas dari syarat pokok, tetapi
melengkapi apa yang menjadi syarat pokok tugas seorang sekretaris. Tingkat
resiko dalam pekerjaan yang diakibatkan oleh kekurangan yang dimiliki seorang
tidak seberat syarat pokoknya sehingga kurang mempengaruhi pencapaian tugas dan
tujuan pimpinan perusahaan secara langsung, misalnya menyangkut kedisiplinan
kerja, seorang sekretaris terlambat masuk kerja, atau makan siangnya terlalu
lama.
Syarat pendukung yang perlu dimiliki seorang
sekretaris sebagai berikut.
a.
Kepribadian,
yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti
penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat
dipercaya, memegang teguh rahasia, dan lain-lain.
b.
Sifat
yang berhubungan dengan pekerjaan kesekretarisan, seperti teliti, rapi, cermat,
kreatif, inisiatif, dan dedikasi.
c.
Pengetahuan
umum, seperti pengetahuan mengenai sosial kemasyarakatan, olahraga, kesenian,
yang terkait dengan kepentingan atau kesukaan pimpinan. Sebagai contoh,
pimpinan mempunyai hobi golf maka seorang sekretaris perlu memahami bidang ini
agar sewaktu pimpinan menanyakan, dia mampu menjawab dengan memuaskan.
d.
Praktek,
yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti mengatur waktu,
menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
Coba Anda bandingkan dengan
syarat yang diperlukan oleh bidang pekerjaan lain, misalnya persyaratan menjadi
seorang akuntan, atau menjadi notaries. Apakah syarat sebagai seorang akuntan,
misalnya, juga harus memerlukan syarat pokok serta perlu ada syarat
pendukungnya? Apakah ada suatu pekerjaan yang hanya memerlukan syarat pokok
saja atau syarat pendukung saja. Anda dapat menjelaskan permasalahan tersebut
dengan membaca literatur yang terkait sehingga pemahaman Anda lebih meningkat.
Selain persyaratan yang
diperlukan seorang sekretaris maka aspek lain yang penting adalah etika. Coba
Anda simak penjelasan berikut.
B. ETIKA SEKRETARIS
Pada bagian ini, Anda akan
mempelajari tentang etika, suatu norma atau aturan yang sering diterapkan dalam
kehidupan sehari-hari.
Dalam kehidupan sehari-hari,
pengertian etika dapat digunakan bermacam-macam. Etika dapat diartikan sebagai
seperangkat norma atau nilai yang berupa sikap dan perilaku yang baik dalam
pergaulan antar manusia. Terkadang etika diartikan sebagai moral, yaitu untuk
membedakan mana yang baik dan buruk, mana yang benar dan salah, atau mana yang
boleh dikerjakan, dan mana yang tidak boleh dikerjakan. Etika menyangkut tata
krama pergaulan yang menyangkut sopan santun, sikap saling menghormati,
berbahasa yang baik sehingga tercipta keselarasan dan keserasian kerja, meningkatkan
efisiensi, dan suasana kerja yang menyenangkan.
Menurut Anda, sebetulnya sejarah
munculnya etika itu dari mana? jika dilihat dari literatur yang ada maka
sebenarnyas istilah etika berasal dari bahasa Yunani “ethicos” yang berarti
norma-norma, aturan-aturan, kaidah-kaidah, serta nilai-nilai bagi tingkah laku
manusia yang baik, dapat membedakan mana yang baik dan mana yang buruk. Dalam
bahasa Indonesia, etika atau etik (ethics)
disebut kesusilaan yang mengandung arti:
1.
norma
(kaidah), peraturan hidup, perintah;
2.
menyatakan
keadaan batin terhadap peraturan hidup, maksudnya adalah sikap keadaban, sikap
batin, perilaku, sopan santun.
Dengan demikian maka sebenarnya etika mempersoalkan
bagaimana manusia harus bertindak. Bagaiamana Anda mengaitkannya dengan
|
1.29
|
sekretaris? Seorang sekretaris perlu memahami
etika, agar sekretaris mengetahui dan berperilaku yang baik sebab perilaku yang
baik tidak hanya penting bagi sekretaris saja, tetapi juga penting bagi orang
lain dan masyarakat luas. Dengan demikian, etika disebut juga tata sopan
santun. Etika sekretaris dalam kontak kedinasan hendaknya mempunyai prinsip
loyalitas yang tinggi, yang berarti termasuk juga rasa tanggung jawab yang
besar. Oleh karena itu, nilai loyalitas dan tanggung jawab besar manfaatnya
demi terselesaikannya tugas yang dihadapi seorang sekretaris. Budi bahasa yang
baik, saling menghormati, akan menjamin keselarasan kerja sama, meningkatkan
efisiensi dan suasana yang menyenangkan di tempat kerja.
Bagaimana
penerapan etika dalam lingkungan kerja perkantoran? Apakah etika di keluarga,
misalnya sama dengan etika yang harus diterapkan dalam perusahaan, terutama
etika yang harus diterapkan seorang sekretaris.
Coba Anda bandingkan dengan
pendapat Sedarmayanti (1997) yang mengartikan etika sekretaris sebagai
norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang diterima, dan
ditaati oleh sekretaris, yang berupa peraturan-peraturan atau hal-hal yang
sudah merupakan kebiasaan (yang baik) dan dianggap sudah diketahui dan perlu
atau harus dilaksanakan. Dengan demikian, etika sekretaris juga dapat dikatakan
sebagai kebiasaan yang baik atau peraturan-peraturan yang diterima dan ditaati
oleh sekretaris, yang kemudian mengendap menjadi nilai-nilai normatif.
Saya
yakin Anda sudah lebih memahami mengenai etika sekretaris. Untuk lebih memahami
maka simak uraian berikut.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
oleh seorang sekretaris dalam kaitannya dengan etika kerja, antara lain
1.
jika
tidak hadir harus memberitahu dengan alasan yang tepat;
2.
tidak
boleh terlalu sering menerima tamu pribadi;
3.
tidak
mengulur-ulur waktu jam makan yang telah ditentukan;
4.
berusaha
menyelami perasaan orang lain dan tidak egois;
5.
memberitahukan
rahasia perusahaan kepada orang yang tidak berhak;
6.
tidak
sering menggunakan fasilitas perusahaan untuk keperluan pribadi tanpa izin
pimpinan, misalnya sering menggunakan telepon perusahaan;
7.
tidak
pulang sebelum waktunya, sedangkan kalau datang selalu terlambat;
8.
menerima
hadiah dari orang lain yang oleh pimpinan dianggap kurang pada tempatnya;
9.
menghindarkan
diri dari perbuatan yang kurang pada tempatnya, misalnya senang ngobrol, ramah
yang dibuat-buat, mengritik dengan keras, atau selalu berkeluh kesah;
10.
selalu
menunda pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan lebih awal;
11.
tidak
hemat dalam menggunakan peralatan dan perlengkapan kantor;
12.
bersikap
tidak peduli, acuh tak acuh terhadap publik yang seharusnya dilayani dengan
baik.
Anda barangkali pernah juga
mendengar penggunaan kata “etiket”. Apakah ada perbedaan di antaranya keduanya,
etika dan etiket? Istilah yang hampir sama dengan etika dan juga diterapkan di
bidang kesekretarisan adalah etiket. Etiket berasal dari kata Prancis, etiquette, yang memiliki arti tata
krama, sopan santun. Jadi, bila etika membahas apa yang benar dan yang salah
maka etiket membahas apa yang pantas, sopan, dan santun. Etiket dapat pula
diartikan sebagai peraturan atau ketentuan yang menetapkan tingkah laku yang
baik dalam bergaul atau berhubungan dengan orang lain.
Etika dan etiket dapat diterapkan
dalam berbagai bidang kehidupan, misalnya etiket bertelepon, ketika kita tidak
saja hanya harus melakukan komunikasi dengan menggunakan telepon secara baik
dan benar, tetapi juga sesuai dengan tata krama dan sopan santun. Tujuan
seseorang menguasai pengetahuan etiket adalah untuk menghargai dan membuat
senang lawan bicara. Etiket akan membuat pelakunya tampak simpatik, menarik,
dan menyenangkan.
Coba Anda simak pendapat mengenai
etiket berikut yang disampaikan oleh Hendarto dan Tulusharyono(2004). Menurut
mereka, etiket yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris antara lain:
1.
Mengucapkan
selamat pagi/siang/sore
Usahakan mengucapkan salam dengan
mengatakan selamat pagi/siang atau sore apabila baru bertemu dengan pegawai
atau tamu lain. Ucapan salam ini menandakan seseorang mempunyai sifat positif
dan optimis dalam bekerja.
2.
Memanggil
rekan kantor
Jangan menyebut langsung nama
seseorang apabila belum kenal betul. Panggilan dengan kata Bapak/Ibu akan lebih
formal dan bersifat menghargai kepada orang lain. Seorang sekretaris yang
menerima
|
1.31
|
seorang tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
kantor, akan sangat baik jika memanggil tamu tersebut dengan sebutan Bapak atau
Ibu.
3.
Menolong
karyawan baru
Adalah sudah menjadi kelaziman jika seorang
sekretaris akan menegur karyawan baru yang ada di lingkungan kerjanya dan
diusahakan membantu seperlunya. Jika memungkinkan, dapat mengenalkan kepada
karyawan-karyawan yang lain.
4.
Mengobrol
di kantor
Hindari mengobrol pada jam kerja
apalagi pada saat pimpinan ada di ruangan kantor. Jangan juga terlalu lama
meninggalkan meja kantor karena mengobrol dengan teman di ruang lain. Hal
tersebut untuk menjaga sewaktu-waktu pimpinan memanggil atau ada dering telepon
yang harus segera di jawab. Jangan sampai pimpinan sendiri yang menerima
telepon.
5.
Makan
siang di kantor
Beberapa kantor menyediakan
katering bagi karyawannya. Sempatkan untuk makan siang karena penting untuk
menjaga kesehatan dan kebugaran fisik dalam bekerja sampai sore atau malam
hari. Terkadang makan tidak di tempat ruang makan karena memang tidak ada ruang
khusus untuk makan. Dalam hal ini, mungkin akan terpaksa menggunakan meja kerja
untuk makan. Jangan makan siang sambil bekerja supaya kertas-kertas kerja tidak
terkena noda makanan. Bila pekerjaan menumpuk, makanlah agak cepat, dan segera
kembali bekerja. Selesai makan, jangan lupa berdandan lagi terutama rias wajah
karena seorang sekretaris tugasnya sering berhubungan dengan orang lain.
6.
Merokok
di kantor
Bila menjadi seorang perokok,
jangan pernah melakukan kegiatan merokok di ruang kerja atau di meja kerja.
Selain tidak nyaman dilihat, selalu saja ada risiko dengan kertas-kertas kerja,
dan biasanya juga akan mengotori ruangan serta menimbulkan bau rokok di
ruangan, manakala ruang kantor tersebut mungkin ber AC.
7.
Di dalam
lift
Dalam menggunakan lift/elevator, biasanya wanita
dipersilakan terlebih dahulu. Oleh karena itu, sangat baik apabila seorang
sekretaris yang perempuan, mengucapkan terima kasih apabila ada orang lain yang
menyilakan untuk menggunakan lift terlebih dahulu karena mereka menghormatinya.
8.
Bergaul
dengan pimpinan
Sekretaris diharapkan menjaga hubungan dengan
pimpinan atau menghormati kedudukan pimpinan. Selain itu, seorang sekretaris
juga tidak boleh berbuat sesuatu di luar wewenang sekretaris itu sendiri.
9.
Bergaul
dengan pegawai rendahan
Sekretaris mempunyai status
tertentu karena menjadi asisten atau pembantu dekat dari seorang pimpinan kantor.
Sebaiknya, bersikap rendah hati dan tidak sewenang-wenang terhadap pegawai
perusahaan yang berstatus rendah. Pegawai rendahan tersebut juga menjalankan
pekerjaannya untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Jika meminta bantuan
kepada mereka, usahakanlah dengan cara yang baik, dan sopan agar mereka mau
membantu Anda dengan senang hati.
10.
Bergaul
dengan rekan kerja
Bergaul dengan rekan kerja secara
proporsional, dan jika Anda seorang wanita, tentu sebaiknya menjaga hubungan
yang baik, dan tetap terjaga dengan rekan kerja pria.
11.
Melakukan
janji
Sebelum membuat janji, yakinkan
Anda dapat memenuhinya. Sesungguhnya janji menyangkut kepercayaan dan harga
diri. Jika sering melanggar janji yang Anda buat maka kepercayaan orang lain
akan berkurang dan Anda akan kurang dihargai. Segera menghubungi orang kepada
siapa Anda membuat janji, bila ada sesuatu hal yang menyebabkan Anda terlambat
atau tidak dapat memenuhi janji dengan mereka.
12.
Menerima
tamu pribadi
Ruang kerja Anda mungkin terbatas
sehingga bila ada tamu pribadi, sebaiknya diminta menunggu di ruang tamu. Jika
tamu tersebut bicara kepada Anda sambil melihat-lihat meja Anda, tentu secara
etika tidak pantas, mengingat meja kerja Anda mungkin terpenuhi dengan dokumen
atau informasi perusahaan.
13.
Jangan
berbisnis di kantor
Banyak perusahaan melarang keras
karyawannya melakukan transaksi dagang di kantor. Suasana kerja menjadi tidak
nyaman apabila setiap orang membawa dagangan ke kantor. Bila perusahaan Anda
masih mengizinkan, maka sebaiknya dilakukan pada waktu istirahat, di ruang yang
tersendiri, jangan di ruang kerja Anda. Anda juga dilarang melakukan bisnis
yang sama atau sejenis dengan bisnis yang dilakukan
|
1.33
|
perusahaan di mana Anda bekerja,
misalnya perusahaan Anda berbisnis sabun wangi merek „A‟ maka dagangan Anda
jangan berbentuk sabun wangi.
Menurut Anda apakah mudah untuk
melaksanakan dengan baik etiket, seperti disampaikan oleh Hendarto dan Tulus
Haryono tersebut? Ternyata untuk melaksakan etiket tidak mudah, perlu banyak
aspek yang harus diperhatikan, seperti disiplin, komunikasi yang baik, dan
sebagainya.
Setelah Anda mempelajari mengenai
etika sekretaris maka untuk dapat memahami mengenai profesionalisme sekretaris
lebih lanjut, silakan Anda mengkaji bacaan berikut mengenai kepribadian
sekretaris.
C. KEPRIBADIAN SEORANG SEKRETARIS
Apakah Anda setuju dengan
pernyataan“ tidak perlu cantik-cantik, yang penting kepribadiannya baik“.
Bagaimana pandangan Anda mengenai kepribadian sekretaris?
Seorang sekretaris dituntut untuk
memiliki kepribadian yang menarik sehingga dapat memperlancar tugas pimpinan
dan tidak merugikan tamu atau orang lain.
Kepribadian seorang sekretaris
yang menarik adalah sangat menentukan. Oleh karena itu, dalam merekrut seorang
sekretaris, tidak cukup hanya mensyaratkan kecakapan serta pengetahuan mengenai
perkantoran saja, tetapi kepribadian seorang sekretaris juga sangat diperlukan.
Seorang pimpinan akan mencari sekretaris yang dapat dipercaya, teliti, dan
penuh pertimbangan.
Kepribadian menunjukkan sifat
atau karakter seseorang yang tercermin dalam perbuatan sehingga orang dapat
dikatakan bersifat baik atau buruk. Orang yang sering membantu orang lain maka
dapat dianggap berkepribadian baik. Sebaliknya, orang yang sering membicarakan
perilaku orang dan selalu memandang rendah orang lain maka dia berkepribadian
tidak baik. Karena itu, semua orang memiliki kepribadian, baik atau buruk.
Coba Anda kaitkan dengan pendapat
Sedarmayanti (1997), yang menyatakan bahwa kepribadian merupakan pola
menyeluruh yang menyangkut semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan seseorang
baik dari segi jasmani, rohani, emosi serta mental yang ditata dalam suatu cara
yang khas serta mendapat pengaruh dari luar. Pola tersebut terbentuk dalam
perilaku sebagai usaha untuk
menjadi manusia yang sesuai dengan apa yang diingininya.
Oleh karena itu, seorang
sekretaris tidak semata-mata dituntut mampu dalam melaksanakan tugasnya,
seperti menjawab telepon, membuat surat, menyimpan arsip, dan dokumen atau
mengikuti rapat pimpinan, namun kepribadian memegang peranan sangat penting
yang terkadang prasyarat tersebut dalam kegiatan sehari-hari melebihi prasyarat
kemampuan keterampilan yang dimiliki seorang sekretaris.
Coba Anda
perhatikan penjelasan berikut mengenai kepribadian. Kepribadian yang perlu
dimiliki oleh seorang sekretaris meliputi
1.
penampilan;
2.
kemampuan
berbicara;
3.
sikap;
4.
kemampuan
khusus.
1. Penampilan
Penampilan pribadi
yang perlu ditunjukkan
oleh seorang sekretaris
meliputi:
a. Berpakaian
yang serasi
Cara berpakaian yang serasi
selain menunjukkan kepribadian juga menunjukkan kewibawaan seorang sekretaris.
Pakaian yang serasi dengan perilaku yang sopan dan menyenangkan, akan
menunjukkan kewibawaan seorang sekretaris.
Seorang sekretaris harus dapat
membedakan pakaian yang digunakan ke kantor, pakaian pesta maupun rekreasi.
Pakaian yang dipakai untuk ke kantor perlu memperhatikan keserasian, kesopanan,
dan tidak menggunakan perhiasan yang berlebihan, seperti menggunakan aksesoris
pada hampir semua anggota badannya.
b. Kesehatan
dan kebersihan diri
Seorang sekretaris harus dapat
menjaga kesehatannya dengan baik karena dia dituntut untuk dapat melayani
kepentingan pimpinannya serta harus selalu siap menjalani perintahnya.
Irama dan gerak kerja pimpinan
harus dapat diimbangi oleh sekretaris. Tanpa dapat menjaga kesehatan maka apa
yang menjadi tugas dan
|
1.35
|
tanggung jawab seorang sekretaris dapat
terbengkalai, yang pada akhirnya juga akan menghambat pekerjaan dan kegiatan pimpinannya.
Kesehatan yang terjaga sangat berhubungan erat dengan gairah dan semangat
kerja. Oleh karena itu, agar semangat kerja sekretaris dapat selalu terjaga
maka perlu memperhatikan makanan yang cukup mengandung gizi serta istirahat
yang memadai.
Kesehatan adalah penting, tetapi
akan lebih penting lagi jika diimbangi dengan kebersihan diri. Seorang
sekretaris harus menyadari bahwa setiap orang tentu tidak menginginkan melihat
seseorang dalam keadaan tidak bersih. Untuk membiasakan diri agar tampak selalu
bersih maka seorang sekretaris harus memperhatikan penampilan fisiknya,
terutama kebersihan badan termasuk kebersihan kulit, gigi, kuku, rambut, maupun
wajahnya.
Bagaimana pandangan Anda mengenai penampilan
sekretaris. Berikanlan contoh yang lain mengenai penampilan seorang sekretaris.
Apakah menurut Anda penampilan sekretaris harus ditunjang dengan dandanan yang
seronok atau pakaian yang seksi? Amati berbagai kegiatan di lingkungan kantor
atau perusahaan yang Anda ketahui.
2. Kemampuan
berbicara
Kemampuan berbicara
merupakan salah satu
aspek penting dalam
komunikasi. Dalam pengertian umum, komunikasi
adalah penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi yang baik
harus mempunyai makna sehingga bila hal tersebut diabaikan maka komunikasi
tidak dapat berlangsung. Jika seorang sekretaris menyampaikan pesan, perasaan
ataupun pemikiran kepada orang lain dan orang yang dituju tersebut mengerti apa
yang diinginkan olehnya maka komunikasi dianggap telah dapat berlangsung.
Namun, jika dia ingin menyampaikan pesan dengan segala cara, menggunakan metode
yang mutakhir, tetapi ternyata penerima pesan tidak memahaminya maka komunikasi
tersebut dianggap gagal.
Pada dasarnya, komunikasi dapat
dibagi menjadi dua, yaitu komunikasi lisan dan nonlisan (tertulis, isyarat,
gambar, warna).
Di dalam
berkomunikasi lisan maka seorang sekretaris perlu meningkatkan kemampuan
berbicara, membiasakan, dan melatih diri secara terus-menerus agar komunikasi
dengan orang lain dapat berlangsung baik.
Aspek-aspek
yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam berbicara yang baik dengan orang
lain adalah
a. Suara
Suara sedapat mungkin enak
didengar oleh orang lain, jelas dan tidak monoton. Suara yang diatur oleh
sekretaris dalam berbicara membuat orang lain tidak bosan mendengarnya, dan
jika pembicaraan tersebut normal dan cukup penting, dapat menghidupkan suasana
pembicaraan serta menimbulkan suatu diskusi yang menarik. Hindari suara yang
terlalu keras ataupun terlalu lunak karena akan menyebabkan pembicaraan kurang
menarik.
b. Ucapan
yang jelas dan sistematis
Sewaktu menyampaikan pesan,
sekretaris juga harus menyampaikannya secara jelas dan sistematis sehingga apa
yang disampaikan dapat dengan mudah ditangkap arahnya oleh penerima pesan.
Penyampaian pesan yang kurang jelas dan tidak sistematis dapat berakibat lawan
bicaranya akan selalu bertanya terus karena tidak dapat menangkap maksud yang
disampaikan.
c.
Ekspresi wajah dan gaya bicara
Komunikasi yang baik adalah
tercapainya maksud yang diberikan oleh pemberi pesan kepada penerima pesan.
Seorang sekretaris yang ingin menyampaikan pesan kepada orang lain sebaiknya
dilakukan dengan menggunakan gaya bicara yang menarik serta menggunakan
ekspresi wajah sehingga akan menarik, dan lebih meyakinkan serta mempermudah
penyampaian pesan.
d. Perbendaharaan
kata
Perbendaharaan kata yang dimiliki
sekretaris sangat penting karena menunjukkan wawasan pengetahuan yang dimiliki,
tidak ketinggalan zaman dan akan dapat menyesuaikan dengan segala lapisan masyarakat
yang dijumpainya. Dengan perbendaharaan kata yang cukup, seorang sekretaris
akan dapat berbicara secara lancar dan mampu melayani pembicaraan dari lawan
bicaranya. Jika perbendaharaan kata seorang sekretaris sedikit maka hal
tersebut dapat memalukan pimpinan karena sekretarisnya dianggap tidak
profesional.
Kesuksesan seorang sekretaris di
dalam membantu tugas pimpinan dan
menunjang keberhasilan perusahaan tidak saja didasarkan atas
|
1.37
|
kemampuan dan pengetahuan
perkantoran saja, tetapi juga didukung dengan sikap atau perilakunya.
Apakah Anda yakin bahwa dengan
aspek-aspek tersebut maka diharapkan seorang sekretaris memang dapat berbicara
dengan baik? Coba Anda beri contoh yang lain.
3. Sikap
Sikap atau perilaku yang ditunjukkan
oleh sekretaris pada umumnya
dapat dibagi menjadi dua, yaitu sikap yang
ditujukan untuk pekerjaan itu sendiri serta sikap dalam berhubungan dengan
orang lain.
a. Sikap
dalam bekerja
Sikap atau perilaku seseorang
tidak muncul begitu saja tapi didasarkan atas pengetahuan dan pengalaman yang
dimilikinya. Dengan demikian, sikap yang baik dapat dipelajari oleh seorang
sekretaris dalam mendukung pekerjaannya dalam membantu tugas pimpinan.
Sikap
positif seorang sekretaris yang harus ditunjukkan dalam kerja, yaitu
1)
Teliti
Seorang sekretaris dituntut untuk
bekerja secara teliti dan rapi sehingga apabila suatu saat pimpinan membutuhkan
dokumen, misalnya maka akan dengan mudah dicari dan ditemukan. Ketelitian
merupakan suatu sikap cermat, serius, dan berhati-hati dalam melakukan
tindakan.
2)
Bertanggung
jawab
Tidak ada tugas yang tidak
memerlukan suatu tanggung jawab. Hanya masalahnya adalah seberapa besar
tanggung jawab seseorang dalam melaksanakan tugasnya. Seorang sekretaris
bertanggung jawab atas pekerjaan yang harus dilaksanakan, baik pekerjaan rutin
maupun bukan rutin. Jika pimpinan menghendaki konsep suatu surat harus sudah
selesai dalam waktu satu hari maka sekretaris harus mampu menyelesaikannya
sesuai jadwal.
3)
Bekerja
terencana dan teratur
Dalam melaksanakan pekerjaan,
seorang sekretaris perlu merencanakan pekerjaannya dengan baik, jika perlu
membuat catatan-catatan kecil, menentukan pekerjaan mana yang harus segera
diselesaikan dan mana yang dapat ditunda, atau
membuat rencana kerja harian.
4)
Berinisiatif
Inisiatif sangat diperlukan dalam
bekerja. Orang yang tidak punya inisiatif sama saja dengan robot. Seorang
sekretaris dituntut untuk memiliki inisiatif kerja karena kegiatan pimpinan
terkadang tidak dapat ditentukan terlebih dahulu, atau seorang sekretaris harus
mampu mengambil keputusan sewaktu pimpinannya tidak ada.
Inisiatif sangat berhubungan
dengan pengetahuan, kemampuan, keberanian dalam mengambil keputusan. Seorang
sekretaris tidak hanya menunggu perintah yang diberikan pimpinan, tetapi dia
harus berusaha mencari tahu atau selalu berinisiatif dalam bekerja sehingga
benar-benar tugas pimpinan dapat dibantu dan dikurangi bebannya.
Inisiatif seorang sekretaris
sangat diperlukan pimpinan, misalnya sewaktu pimpinan lupa mengenai jadwal
kegiatannya, menghubungi mitra kerja pimpinan atau mengusulkan kepada pimpinan
agar memberikan ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang berulang tahun.
b. Sikap
dalam berhubungan dengan orang lain
Selain sikap terhadap pekerjaan,
seorang sekretaris juga harus mampu bersikap yang baik dan patut dalam
hubungannya dengan orang lain karena secara tidak langsung seorang sekretaris
merupakan wakil dari seorang pimpinan.
Sikap
yang perlu ditunjukkan sekretaris dalam berhubungan dengan orang lain, yaitu
1)
Jujur
serta dipercaya
Kejujuran sangat penting bagi
seorang sekretaris karena tanpa kejujuran, pimpinan tidak akan dapat memberikan
tugas dengan sepenuh hati. Karena sekretaris juga sering berhubungan dengan
orang lain termasuk mitra kerja pimpinan maka kejujuran sekretaris serta
kepercayaan yang diberikan pimpinan dalam menjaga kerahasiaan perusahaan harus
dapat dijaga. Sekali seorang sekretaris diketahui melakukan pembocoran rahasia
perusahaan maka risikonya adalah dikeluarkan dari perusahaan.
|
1.39
|
Tugas seorang pimpinan banyak
mencakup hal yang bersifat rahasia karena pimpinan memiliki segala informasi
perusahaan. Tugas seorang sekretaris adalah menjaga nama baik pimpinan dan
perusahaan, serta menjaga rahasia perusahaan, dan kepercayaan yang diberikan
pimpinan, bukan membocorkannya.
2)
Ramah-tamah
Seorang sekretaris merupakan
penjaga pintu pekerjaan pimpinan, di mana pada umumnya sekretaris sering
melakukan komunikasi dengan orang lain. Sikap ramah dan penuh perhatian harus
selalu ditunjukkan sekretaris manakala sedang berbicara tatap muka ataupun
melalui telepon. Apa yang dibicarakan oleh orang lain, apalagi berhubungan
dengan pekerjaan pimpinan, harus dapat diserap dan dimengerti karena informasi
tersebut yang akan disampaikan kepada pimpinannya. Sikap yang tidak ramah dari
seorang sekretaris akan dapat menghambat tugas pimpinan dan akan merugikan
perusahaan.
3)
Rasional
Sikap rasional seorang sekretaris
berarti bahwa dalam bertindak tidak dilakukan menurut kepentingan pribadinya,
menggunakan emosi atau berlaku subjektif, tetapi menggunakan rasio dan
bertindak objektif. Jika pekerjaan yang dilakukannya ternyata menurut pimpinan
tidak sesuai atau harus diperbaiki lagi, dia tidak boleh ngotot atau tetap
mempertahankan kebenarannya. Ketika berbicara dengan orang lain, misalnya
melalui telepon, padahal lawan bicaranya menggunakan kata-kata yang kurang
sopan, seorang sekretaris tidak boleh terpancing emosinya, tetapi bahkan
berusaha agar pembicaraan tersebut menjadi positif.
4)
Siap
menolong orang lain
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan
maka segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan pimpinan harus dapat
diselesaikan tepat pada waktunya.
Pimpinan sering berkomunikasi dan
berhubungan dengan mitra kerjanya sehingga seorang sekretaris harus sepenuhnya
membantu kelancaran komunikasi tersebut dengan tidak melakukan tindakan yang
menghambat lancarnya hubungan dan kerja sama tersebut. Misalnya, seorang mitra
kerja perusahaan ingin bertemu dengan pimpinannya, namun ternyata pimpinan
sedang dalam keadaan
sibuk maka tugas sekretaris
adalah membantu mencarikan jalan ke luar bagaimana mitra kerja tersebut dapat
bertemu atau berbicara dengan pimpinannya.
5)
Kemampuan
khusus
Untuk mengantisipasi perubahan
lingkungan baik di dalam perusahaan itu sendiri maupun di luar perusahaan maka
seorang sekretaris dituntut untuk meningkatkan wawasan pengetahuan yang
menyangkut organisasi maupun seluruh kegiatan perusahaan. Agar seorang
sekretaris dapat mengikuti pola kerja serta mampu melayani kepentingan dinas
pimpinan maka dia harus selalu menambah pengetahuan dan meningkatkan
keterampilannya, misalnya kemampuan dalam membuat konsep surat, atau
menggunakan media komunikasi.
Dengan mempelajari materi Kegiatan Belajar 2 ini
diharapkan Anda semakin mengetahui aspek-aspek yang menyangkut profesonalisme
sekretaris. Selanjutnya, Modul 2 akan lebih menjelaskan secara lebih lengkap
penjelasan mengenai kearsipan, terutama menyangkut tata ruang kantor.
Jika Anda
melamar sebagai seorang sekretaris pada suatu perusahaan, kemudian dites
mengenai etika serta kepribadian, apa saja yang harus Anda perhatikan?
Untuk
menjawab pertanyaan di atas, coba Anda pahami etika serta kepribadian
sekretaris yang telah dijelaskan sebelumnya sehingga Anda dapat menjelaskan
dengan lebih komprehensif.
LAT IH A
N
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di
atas, kerjakanlah latihan berikut!
1)
Apa
sebenarnya yang dimaksud dengan kepribadian?
2)
Bagaimana
seorang sekretaris harus bersikap atau berperilaku terhadap apa yang menjadi
tugas pekerjaannya?
|
1.41
|
Petunjuk Jawaban Latihan
1)
Kepribadian
menyangkut sifat seseorang yang baik atau buruk. Kepribadian merupakan sikap
yang dimunculkan dalam tindakan seseorang. Kepribadian seseorang dipengaruhi
oleh pendidikan, serta faktor-faktor luar yang mempengaruhinya.
2)
Sikap
atau perilaku seorang sekretaris yang diharapkan oleh pimpinan dan perusahaan
adalah teliti dan bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan serta memiliki
inisiatif, dan perencanaan yang baik dalam melaksanakan tugas.
RA NG
KUM AN
Pengertian
etika dapat digunakan bermacam-macam. Etika dapat diartikan sebagai seperangkat
norma atau nilai yang berupa sikap dan perilaku yang baik dalam pergaulan antar
manusia. Terkadang etika diartikan sebagai moral, yaitu untuk membedakan mana
yang baik dan buruk, mana yang benar dan salah, atau mana yang boleh dan mana
yang tidak boleh dikerjakan. Etika menyangkut tata krama pergaulan yang
menyangkut sopan santun, sikap saling menghormati, berbahasa yang baik sehingga
tercipta keselarasan dan keserasian kerja, meningkatkan efisiensi, dan suasana
kerja yang menyenangkan.
Istilah
yang hampir sama dengan etika dan juga diterapkan di bidang kesekretarisan
adalah etiket. Etiket berasal dari kata Perancis, etiquette, yang memiliki arti tata krama, sopan santun. Jadi, bila
etika membahas apa yang benar dan
yang salah maka etiket membahas apa yang pantas, sopan, dan santun. Etiket
dapat pula diartikan sebagai peraturan atau ketentuan yang menetapkan tingkah
laku yang baik dalam bergaul atau berhubungan dengan orang lain.
Etiket
yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris antara lain berkaitan dengan
hal-hal berikut.
1.
Mengucapkan
selamat pagi/siang/sore.
2.
Memanggil
rekan kantor.
3.
Menolong
karyawan baru.
4.
Mengobrol
di kantor.
5.
Makan
siang di kantor.
Kepribadian
merupakan pola menyeluruh yang menyangkut semua kemampuan, perbuatan serta
kebiasaan seseorang baik dari segi jasmani, rohani, emosi serta mental yang
ditata dalam suatu cara yang khas serta mendapat pengaruh dari luar. Pola
tersebut terbentuk dalam perilaku sebagai usaha untuk menjadi manusia sesuai
dengan apa yang diingininya.
Oleh
karena itu, seorang sekretaris tidak semata-mata dituntut mampu dalam
melaksanakan tugasnya seperti menjawab telepon, membuat surat, menyimpan arsip
dan dokumen atau mengikuti rapat pimpinan, namun kepribadian memegang peranan
yang sangat penting yang terkadang prasyarat tersebut dalam kegiatan sehari-hari
melebihi prasyarat kemampuan keterampilan yang dimiliki seorang sekretaris.
Kepribadian yang perlu dimiliki oleh seorang
sekretaris meliputi
1.
penampilan;
2.
kemampuan
berbicara;
3.
sikap;
4.
kemampuan
khusus.
Adapun sikap yang perlu
ditunjukkan sekretaris dalam berhubungan dengan orang lain, yaitu
1.
jujur
serta dipercaya;
2.
ramah-tamah;
3.
rasional;
4.
siap
menolong orang lain;
5.
kemampuan
khusus.
TES
FORMATIF 2
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1)
Sesuatu
yang menyangkut pengertian baik dan buruk, boleh dan tidak boleh dikerjakan
disebut ….
A.
persepsi
B.
etos
C.
etika
D.
prinsip
2)
Seorang
sekretaris harus berpenampilan menarik sehingga dalam berpakaian harus ….
A.
serasi
B.
seksi
|
1.43
|
C.
ketat
D.
beraksesoris
3)
Dalam
berbicara dengan orang lain maka seorang sekretaris harus ….
A.
bersuara
jelas
B.
bersuara
monoton
C.
bersuara
keras
D.
bersuara
lunak
4)
Dalam
berkomunikasi maka yang terpenting adalah ….
A.
harus
berhadap-hadapan secara langsung
B.
alat-alat
komunikasinya canggih
C.
metode
komunikasi harus mutakhir
D.
lawan
bicaranya paham dengan apa yang disampaikan
5)
Di bawah
ini yang bukan termasuk sikap kerja
seorang sekretaris yang positif adalah ….
A.
bertanggung
jawab
B.
berinisiatif
C.
bekerja
terencana dan teratur
D.
bersikap
menunggu perintah
6)
Sikap
atau perilaku seorang sekretaris yang menggunakan rasio atau bertindak objektif
disebut ….
A.
rasional
B.
irasional
C.
abstrak
D.
negatif
7)
Etiket
berasal dari kata Perancis, etiquette
yang berarti ….
A.
tata
krama atau sopan santun
B.
beradab
C.
bergaya
D.
lemah
lembut
8)
Mengucapkan selamat pagi atau
selamat datang, merupakan bentuk etiket yang sebaiknya dilakukan seorang
sekretaris yang menandakan ….
A.
terdapat
hubungan yang erat dengan tujuan perusahaan
B.
agar tamu
dapat membawa keuntungan bagi perusahaan
C.
terjadi
hubungan yang istimewa dengan sekretaris
D.
sekretaris
mempunyai sifat positif dan optimis dalam bekerja
9)
Agar
seorang sekretaris dapat mengikuti pola kerja serta mampu melayani kepentingan
dinas pimpinan dalam hubungannya dengan kegiatan perusahaan maka dia harus ….
A.
berhubungan
secara akrab dengan pimpinan
B.
selalu
mengikuti apa yang menjadi keinginan pimpinan
C.
mempunyai
kemampuan khusus
D.
selalu
bekerja di luar jam kantor
10)
Agar apa
yang disampaikan seorang sekretaris dapat dengan mudah ditangkap arahnya oleh
penerima pesan maka ucapannya harus ….
A.
benar
B.
jelas dan
sistematis
C.
serius
D.
jujur
Cocokkanlah
jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir
modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk
mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Tingkat penguasaan = Jumlah Jawaban yang Benar ´100% Jumlah Soal
Arti tingkat penguasaan: 90 -
100% = baik sekali 80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup < 70% =
kurang
Apabila mencapai tingkat
penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan modul selanjutnya. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda
harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum
dikuasai.
|
1.45
|
Kunci
Jawaban Tes Formatif
Tes Formatif 1
1)
D. sebab
pekerjaan sekretaris antara lain harus menjaga rahasia perusahaan.
2)
A.
sekretaris pimpinan tidak berhubungan dengan fungsi manajemen, tapi hanya
bersifat klerikal.
3)
A. sebab
seorang sekretaris eksekutif tugasnya adalah di bidang manajemen.
4)
B. sebab tugas dikerjakan setiap hari dan
bersifat rutin.
5)
A. sebab
tugas tidak dikerjakan setiap hari dan hanya sewaktu-waktu jika diperintah
pimpinan.
6)
B. dalam Webster’s New Dictionary of American
Language College disebutkan bahwa tugas sekretaris adalah sederhana.
7)
A. sebab mengerjakan fungsi-fungsi manajemen.
8)
A. sebab personal
secretary digaji oleh perusahaan.
9)
A. salah satu fungsi corporate secretary adalah Complience
Officer.
10)
D. sebab Sekretaris Daerah menjalankan fungsi
manajemen.
Tes Formatif 2
1)
C. etika
menyangkut pengertian baik dan buruk, boleh, dan tidak boleh dikerjakan.
2)
A. agar
sekretaris berpenampilan pribadi yang menarik maka harus berpakaian yang
serasi.
3)
A. dalam
berbicara dengan orang lain seorang sekretaris harus bersuara jelas.
4)
D. dalam
berkomunikasi maka yang terpenting adalah lawan bicaranya paham apa yang
disampaikan.
5)
D.
bersikap menunggu perintah bukan
termasuk sikap kerja seorang sekretaris yang positif.
6)
A. dalam
bertindak tidak dilakukan dengan menggunakan emosi atau berlaku subjektif,
tetapi menggunakan rasio dan bertindak objektif.
7)
A. etiket
berasal dari kata Prancis, etiquette,
yang memiliki arti tata krama, sopan santun.
8)
D.
mengucapkan selamat pagi/siang/sore merupakan etiket yang perlu diperhatikan
oleh seorang sekretaris.
9)
C. agar
seorang sekretaris dapat mengikuti pola kerja pimpinan serta mampu melayani
kepentingan dinas pimpinan dalam hubungannya dengan kegiatan perusahaan maka
dia harus mempunyai kemampuan khusus seperti mengonsep surat untuk pimpinan.
10)
B. agar
yang disampaikan seorang sekretaris dapat dengan mudah ditangkap arahnya oleh
penerima pesan.
|
1.47
|
Daftar
Pustaka
Bratawidjaja,
A.W. (1994). Sekretaris Profesional. Jakarta: Pustaka Binaman
Presindo. Hendarto.
Dwiantara, Lukas & Sumarto,
R.H (2006). Etiket di Tempat Kerja.
Yogyakarta: Kanisius.
Ernawati, Ursula
(2004). Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
France, Sue (2009). The Definitive Personal Assistent &
Secretarial Handbook. London and
Philadelphia: Kogan Page
Hendarto, Hartiti & Tulusharyono, F.X (2004). Menjadi Sekretaris
Profesional. Jakarta: PPM.
Kadarmo,
Siwi (1998). Sekretaris dan
Tugas-tugasnya. Jakarta: Nina Dinamika.
Sedarmayanti.
(1997). Tugas dan Pengembangan Sekretaris.
Bandung: Mandar Maju.
Simorangkir
(1993). Etiket Kantor. Jakarta:
Aksara Persada Indonesia
Stroman,
J., Wilson, K., & Wauson, J. (2008). Administrative
Assistant’s and Secretary’s Handbook.
3rd.ed. New York: American Management Association.
Sukoco, B.M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Penerbit Erlangga.
The
Liang Gie. (1992).
Administrasi Perkantoran
Modern. Yogyakarta:
Liberty.
Waworuntu,
Tony. (1994). Pedoman Kerja Perkantoran
dan Kesekretarisan.
Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Wursanto,
Ignatius. (2006). Kompetensi Sekretaris
Profesional. Yogyakarta:
Andi Ofset.
Comments
Post a Comment